Aufbewahrungsfristen
Gesetzliche Zeiträume (meist 6 oder 10 Jahre), in denen Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen.
Aufbewahrungsfristen im kaufmännischen Bereich
Definition: Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschriebene Zeiträume, innerhalb derer Kaufleute und Unternehmen bestimmte Geschäftsunterlagen sicher und geordnet archivieren müssen. Die rechtlichen Grundlagen hierfür finden sich primär im Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und in der Abgabenordnung (§ 147 AO).
Die zwei wichtigsten Fristen:
- 10 Jahre: Diese Frist gilt für alle Dokumente, die für die Buchhaltung und den Jahresabschluss relevant sind. Dazu gehören Buchungsbelege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenbücher), Bilanzen, Inventare, Lageberichte und Zollanmeldungen.
- 6 Jahre: Diese Frist gilt für empfangene Handelsbriefe, Kopien abgesandter Handelsbriefe und sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Angebote, die zu einem Auftrag geführt haben, Auftragsbestätigungen, geschäftliche E-Mails).
Berechnung der Frist:
Ein entscheidender Punkt, der in Prüfungen oft abgefragt wird, ist der Beginn der Frist. Die Frist beginnt nicht am Tag der Dokumentenerstellung, sondern immer mit dem Schluss des Kalenderjahres (31.12.), in dem das Dokument entstanden ist oder die letzte Eintragung gemacht wurde.
Praxisbeispiel: Die Lernleicht GmbH erhält am 15. März 2021 eine Rechnung für Büromaterial. Da es sich um einen Buchungsbeleg handelt, gilt die 10-Jahres-Frist. Die Frist beginnt am 31.12.2021 um 24:00 Uhr. Sie endet genau 10 Jahre später, am 31.12.2031. Das Dokument darf also frühestens am 01.01.2032 vernichtet werden.
Prüfungsrelevanz: Sehr hoch! Du musst in der IHK-Prüfung Dokumentenarten der richtigen Frist (6 oder 10 Jahre) zuordnen können und das genaue Datum berechnen können, ab dem eine Vernichtung zulässig ist. Achte besonders auf die Falle mit Angeboten: Ein Angebot ohne Auftrag hat keine Aufbewahrungsfrist!
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