Ersetzendes Scannen
Der Prozess der Digitalisierung von Papierdokumenten mit anschließender Vernichtung der Originale gemäß GoBD.
Ersetzendes Scannen nach GoBD
Das Ersetzende Scannen ist ein zentraler Begriff im modernen, papierlosen Büromanagement. Es beschreibt den Vorgang, bei dem eingehende Papierdokumente (wie Rechnungen oder Verträge) digitalisiert (gescannt) und die physischen Originale anschließend vernichtet werden, ohne dass die rechtliche Beweiskraft verloren geht.
Rechtliche Grundlagen: Die GoBD
Damit das Finanzamt oder ein Gericht ein eingescanntes Dokument anstelle des Originals anerkennt, müssen die Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) streng eingehalten werden. Das Bundesfinanzministerium hat hierfür klare Regeln aufgestellt.
Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen
- Verfahrensdokumentation: Das Unternehmen muss schriftlich festhalten, wer scannen darf, wie gescannt wird (Auflösung, Format), wie die Qualitätskontrolle abläuft und wie die Dokumente vor nachträglicher Veränderung geschützt werden (Revisionssicherheit).
- Zeitnahe Erfassung: Dokumente müssen zeitnah nach dem Posteingang gescannt werden.
- Unveränderbarkeit: Nach dem Scanvorgang darf das digitale Dokument nicht mehr verändert werden können (z. B. Speicherung als PDF/A in einem speziellen Dokumentenmanagementsystem).
Ausnahmen: Was darf NICHT vernichtet werden?
Auch beim perfekten ersetzenden Scannen gibt es Dokumente, die zwingend im Original (auf Papier) aufbewahrt werden müssen. Dies betrifft alle Dokumente, für die gesetzlich eine Originalunterschrift oder eine besondere Form vorgeschrieben ist. Dazu gehören:
- Notarielle Urkunden und Verträge
- Zollanmeldungen und bestimmte Exportdokumente
- Bürgschaftserklärungen
- Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen (mit Originalunterschrift der Geschäftsführung)
Praxisbeispiel: Laura scannt die tägliche Eingangspost der Lernleicht GmbH. Eine Rechnung der Papierwerk Süddeutsch GmbH scannt sie ein, prüft die Lesbarkeit am Monitor und gibt das Papier danach in den Aktenvernichter. Als nächstes findet sie einen unterschriebenen Mietvertrag für neue Büroräume. Diesen scannt sie zwar für das digitale Archiv ein, legt das Original aber sorgfältig im Tresor ab, da Verträge mit Originalunterschrift nicht vernichtet werden dürfen.
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