Protokoll

Definition und Zweck

Ein Protokoll ist eine offizielle Mit-schrift. Es hält den Ablauf und die Ergebnisse von Gesprächen fest. Solche Gespräche sind zum Beispiel Besprechungen oder Sitzungen. Es ist ein wichtiges Werk-zeug im Büro-Management. Es sorgt für Klarheit und Verbind-lichkeit.

Aufgaben im Detail

Ein Protokoll hat mehrere wichtige Aufgaben im Betrieb:

• Informations-Aufgabe: Es sorgt dafür, dass alle Teilnehmer das Gleiche wissen. Es ist besonders wichtig für Menschen, die nicht da waren. Zum Beispiel wegen Krankheit oder Urlaub. Sie können im Protokoll alles nachlesen.
• Beweis-Aufgabe: Das Protokoll ist ein Dokument mit Beweis-kraft. Es hält Abmachungen und Beschlüsse sicher fest. Bei Streit kann man auf das unter-schriebene Protokoll zeigen.
• Arbeits- und Kontroll-Aufgabe: Im Protokoll stehen Aufgaben klar drin. Eine Aufgaben-Tabelle zeigt: Was? Wer? Bis wann? Damit ist das Protokoll eine feste Arbeits-Grund-lage. Man kann später prüfen, ob die Aufgaben erledigt sind.
• Geschichts-Aufgabe: Protokolle sind wie ein Archiv. Sie zeigen die Ent-wicklung von Projekten. Man kann nachlesen, wie Ent-schei-dungen getroffen wurden.

Praxis-Beispiel bei der Lernleicht GmbH

Die Marketing-Abteilung der Lernleicht GmbH hat eine Sitzung. Es geht um die Planung von Werbung. Die Auszu-bildende Laura Müller soll ein Ergebnis-Protokoll schreiben. In der Sitzung wird etwas beschlossen. Der Schwer-punkt soll auf Werbung in sozialen Medien liegen. Dafür gibt es 5.000 € Budget. Frau Nina Klein soll bis Ende der Woche drei Angebote von Agenturen holen. Laura schreibt diesen Beschluss und die Aufgabe genau ins Protokoll. Eine Woche später fragt die Chefin, Frau Weber, nach dem Stand. Sie liest das Protokoll und weiß sofort Bescheid. Frau Klein weiß genau, was sie tun muss.

Wichtigkeit für die Prüfung

In der IHK-Abschluss-Prüfung ist das Thema Protokolle sehr wichtig. Du musst die verschiedenen Protokoll-Arten kennen. Du musst das Ergebnis-Protokoll und das Verlaufs-Protokoll unterscheiden können. Du musst den Aufbau nach DIN 5008 kennen. Du musst Protokolle von Berichten unterscheiden können. Oft gibt es Praxis-Aufgaben. Dann musst Du aus einem Gespräch ein kurzes Protokoll schreiben. Oder Du musst Fehler in einem Protokoll finden.

Ähnliche Begriffe

• Ergebnis-Protokoll
• Verlaufs-Protokoll
• DIN 5008
• Bericht
• Tages-Ordnung (TOP)