Reisenebenkosten

Definition

Reisenebenkosten sind Aufwendungen, die einem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Dienstreise) zusätzlich zu den Fahrtkosten, Übernachtungskosten und dem Verpflegungsmehraufwand entstehen. Gemäß den Lohnsteuerrichtlinien (LStR) können diese Kosten vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden, sofern sie rein beruflich veranlasst sind und durch entsprechende Originalbelege (Quittungen, Rechnungen) nachgewiesen werden können.

Bedeutung im Büromanagement

Bei der Prüfung von Reisekostenabrechnungen müssen Kaufleute für Büromanagement sehr genau zwischen erstattungsfähigen Reisenebenkosten und privaten Ausgaben der Mitarbeiter unterscheiden. Dies erfordert Kenntnisse der steuerlichen Vorgaben und der internen Reiserichtlinien des Unternehmens.
Typische, erstattungsfähige Reisenebenkosten sind:

• Parkgebühren (z.B. am Flughafen, am Hotel oder beim Kunden)
• Mautgebühren und Straßenbenutzungsgebühren
• Kosten für die Gepäckaufbewahrung (Schließfächer)
• Beruflich veranlasste Kommunikationskosten (z.B. WLAN-Gebühren im Hotel, um E-Mails zu checken)
• Eintrittsgelder für beruflich besuchte Messen oder Ausstellungen

Nicht erstattungsfähig (da privat veranlasst oder anderweitig abgegolten) sind hingegen:

• Strafzettel (z.B. wegen Falschparkens oder Geschwindigkeitsüberschreitungen) – das persönliche Fehlverhalten trägt der Mitarbeiter selbst!
• Kosten für die Minibar im Hotelzimmer (Getränke und Snacks fallen unter den Verpflegungsmehraufwand)
• Private Telefonate oder Pay-TV im Hotel
• Trinkgelder (es sei denn, sie sind auf einem Bewirtungsbeleg ordnungsgemäß quittiert)
• Kosten für private Ausflüge während der Reise

Praxisbeispiel der Lernleicht GmbH

Herr Braun reicht nach seiner Messe-Reise einen Umschlag mit diversen kleinen Quittungen bei Laura Müller ein. Laura sortiert die Belege: Das Parkticket vom Messeparkhaus (15,00 €) und die Quittung für die Garderobe (2,00 €) bucht sie als Reisenebenkosten. Dann findet sie einen Strafzettel über 30,00 €, weil Herr Braun vor der Messehalle im Halteverbot stand. Laura gibt den Strafzettel an Herrn Braun zurück und erklärt ihm freundlich, dass Bußgelder laut Gesetz keine Reisenebenkosten sind und er diese privat überweisen muss. Ebenso streicht sie eine Quittung über 4,50 € für eine Cola aus der Minibar, da Herr Braun für diesen Tag bereits die Verpflegungspauschale von 28,00 € erhält.

Prüfungsrelevanz für die IHK

Die Unterscheidung zwischen echten Reisenebenkosten und privaten Ausgaben ist eine der häufigsten Fehlerquellen und damit ein beliebtes Prüfungsthema der IHK. In Prüfungsaufgaben wird oft eine Liste von Ausgaben präsentiert, aus der der Prüfling die erstattungsfähigen Beträge herausfiltern und summieren muss. Der "Strafzettel-Trick" oder der "Minibar-Trick" kommen in fast jeder Prüfung zur Reisekostenabrechnung vor. Wer hier die privaten Kosten mit in die Summe aufnimmt, verliert wichtige Punkte. Zudem wird oft das Prinzip der Belegpflicht abgefragt: Ohne Beleg keine Erstattung von Nebenkosten.

Verwandte Begriffe

• Reisekostenabrechnung: Der Gesamtprozess der Kostenerstattung.
• Belegpflicht: Die Notwendigkeit, Ausgaben durch Quittungen nachzuweisen.
• Verpflegungsmehraufwand: Deckt im Gegensatz zu den Nebenkosten pauschal die Kosten für Essen und Trinken ab.