Verpflegungsmehraufwand

Definition

Der Verpflegungsmehraufwand (oft auch als Spesen oder Auslöse bezeichnet) ist ein Begriff aus dem deutschen Steuerrecht. Er bezeichnet die pauschale finanzielle Entschädigung, die ein Arbeitnehmer erhält, wenn er aus beruflichen Gründen außerhalb seiner eigenen Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte unterwegs ist. Da die Verpflegung unterwegs (z.B. in Restaurants oder an Raststätten) in der Regel teurer ist als die Verpflegung zu Hause, gewährt der Gesetzgeber hierfür steuerfreie Pauschalen.

Bedeutung im Büromanagement

Für Kaufleute für Büromanagement ist die korrekte Berechnung des Verpflegungsmehraufwands eine zentrale Aufgabe im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Es ist wichtig zu verstehen, dass niemals tatsächliche Kosten (Echtkosten) für Mahlzeiten gegen Quittung erstattet werden (Ausnahme: Bewirtung von Geschäftspartnern). Stattdessen müssen strikt die gesetzlichen Pauschalen nach § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz (EStG) angewendet werden. Für das Jahr 2026 gelten folgende Sätze im Inland:

• Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (ohne Übernachtung): 14,00 €
• An- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen: 14,00 €
• Volle 24 Stunden Abwesenheit (Zwischentage): 28,00 €

Eine besondere Herausforderung im Büroalltag ist die Kürzung der Pauschalen. Wenn der Arbeitnehmer während der Reise Mahlzeiten gestellt bekommt (z.B. Frühstück im Hotel, Mittagessen auf einer Konferenz), muss die Pauschale gekürzt werden. Die Kürzung berechnet sich immer vom vollen 24-Stunden-Satz (28,00 €): 20 % für Frühstück (5,60 €) und jeweils 40 % für Mittag- und Abendessen (je 11,20 €).

Praxisbeispiel der Lernleicht GmbH

Herr Braun, Personalleiter der Lernleicht GmbH, reist für eine zweitägige Messe nach Berlin. Er fährt am Montag um 08:00 Uhr los und kommt am Dienstag um 19:00 Uhr zurück. Er übernachtet im Hotel, das Frühstück ist im Zimmerpreis enthalten. Auf der Messe am Dienstag gibt es ein kostenloses Catering (Mittagessen).
Laura Müller berechnet den Verpflegungsmehraufwand wie folgt:
Montag (Anreisetag): 14,00 € (keine Kürzung, da kein Essen gestellt wurde).
Dienstag (Abreisetag): Grundpauschale 14,00 €. Davon zieht sie 5,60 € für das Hotelfrühstück und 11,20 € für das Messe-Mittagessen ab. Die Rechnung lautet: 14,00 € - 5,60 € - 11,20 € = -2,80 €. Da der Betrag nicht negativ werden darf, erhält Herr Braun für Dienstag 0,00 €.
Insgesamt bekommt er also 14,00 € steuerfrei erstattet.

Prüfungsrelevanz für die IHK

Der Verpflegungsmehraufwand ist ein absoluter Klassiker in der Abschlussprüfung Teil 2 (Kundenbeziehungsprozesse). Prüflinge müssen die aktuellen Sätze auswendig kennen und komplexe Fallbeispiele berechnen können. Eine typische IHK-Falle ist es, die Kürzung (z.B. für ein Mittagessen am Abreisetag) fälschlicherweise von der 14-Euro-Pauschale zu berechnen (40% von 14€). Richtig ist: Die Kürzung wird IMMER vom vollen 24h-Satz (28€) berechnet! Zudem wird oft versucht, Prüflinge mit eingereichten Restaurantquittungen zu verwirren – diese dürfen bei der normalen Reisekostenabrechnung für Eigenverpflegung nicht berücksichtigt werden.

Verwandte Begriffe

• Reisekostenabrechnung: Der übergeordnete Prozess, in dem der VMA berechnet wird.
• Reisenebenkosten: Andere Kosten auf Reisen (z.B. Parken), die im Gegensatz zum VMA per Beleg erstattet werden.
• Bewirtungskosten: Kosten für die Bewirtung von externen Personen, die nach anderen steuerlichen Regeln (70/30-Regelung) abgerechnet werden.