Aufbewahrungsfrist
Die gesetzlich vorgeschriebene Zeitspanne, während der Unternehmen bestimmte Geschäftsunterlagen aufbewahren und für Prüfungen verfügbar halten müssen.
Definition und Zweck
Eine Auf-bewahrungs-frist ist eine Zeit-spanne. Sie steht im Gesetz. In dieser Zeit müssen Firmen bestimmte Geschäfts-papiere auf-heben. Nach dieser Zeit dürfen die Firmen die Dokumente vernichten. Der Zweck ist: Man muss Geschäfts-vorfälle nach-prüfen können. Das ist wichtig für das Finanz-amt. Es ist auch wichtig als Beweis bei einem Streit.
Gesetz-liche Grund-lagen
Die wichtigsten Regeln für Auf-bewahrungs-fristen stehen in zwei Gesetzen:
- § 257 Handels-gesetz-buch (HGB): Das ist für Kauf-leute.
- § 147 Abgaben-ordnung (AO): Das ist für die Steuern.
Die Regeln in der Abgaben-ordnung sind oft strenger. Wenn es zwei Regeln gibt, gilt immer die längere Frist.
Die wichtigsten Fristen: 6 und 10 Jahre
Es gibt vor allem zwei wichtige Fristen:
- 10 Jahre: Diese Frist gilt für wichtige Papiere der Buch-haltung. Das sind zum Beispiel Buchungs-belege wie Rechnungen, Quittungen oder Bank-belege. Auch Bilanzen und Inventare gehören dazu.
- 6 Jahre: Diese Frist gilt für andere Geschäfts-briefe. Das sind zum Beispiel Handels-briefe. Beispiele sind Angebote, Bestellungen oder Mahnungen.
Beginn und Berechnung der Frist
Die Frist beginnt nicht am Datum auf dem Dokument. Das ist ein häufiger Fehler. Die Auf-bewahrungs-frist beginnt immer am Ende des Kalender-jahres. In diesem Jahr wurde das Dokument gemacht oder bekommen.
Beispiel: Eine Rechnung ist vom 20. April 2023. Die Frist ist 10 Jahre. Die Frist beginnt am 31.12.2023. Sie endet am 31.12.2033. Man darf das Dokument ab dem 1. Januar 2034 vernichten.
Wichtigkeit für die Prüfung
Die Auf-bewahrungs-fristen sind ein sehr wichtiges Thema in der Prüfung. Typische Aufgaben sind:
- Du musst die richtige Frist für ein Dokument nennen.
- Du musst das genaue Datum für die Vernichtung berechnen.
- Du musst eine Falle erkennen: Eine Rechnung ist ein Handels-brief (6 Jahre) und ein Buchungs-beleg (10 Jahre). Es gilt immer die längere Frist.
- Du musst Sonder-fälle kennen. Zum Beispiel bei einer Prüfung durch das Finanz-amt.
Ähnliche Begriffe
- GoBD: Das sind Regeln für die Auf-bewahrung von digitalen Dokumenten.
- Daten-schutz (DSGVO): Man darf Daten nur so lange wie nötig speichern. Die Auf-bewahrungs-frist ist ein wichtiger Grund für die Speicherung.
- Revisions-sichere Archivierung: Das ist eine technische Regel. Digitale Dokumente dürfen nicht verändert werden.
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