Aufbewahrungsfrist
Die gesetzlich vorgeschriebene Zeitspanne, während der Unternehmen bestimmte Geschäftsunterlagen aufbewahren und für Prüfungen verfügbar halten müssen.
Aufbewahrungsfrist
- Definition: Gesetzlich normierter Zeitraum, während dessen buchführungs- oder steuerrechtlich relevante Dokumente von Unternehmen vorzuhalten sind.
- Rechtsgrundlagen: Primär § 257 HGB (handelsrechtlich) und § 147 AO (steuerrechtlich). Bei Divergenzen ist die steuerrechtliche Vorschrift i.d.R. maßgeblich (lex specialis). Grundsatz: Die längere Frist obsiegt.
- Fristenkategorien:
- 10 Jahre: Gilt für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie Buchungsbelege (§ 147 Abs. 1 Nr. 1, 4, 4a AO). Beispiele: Eingangs-/Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Kassenberichte, Lohnkonten.
- 6 Jahre: Gilt für empfangene/abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3, 5 AO). Beispiele: Nicht angenommene Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine (sofern nicht Buchungsbeleg), interne Preislisten.
- Fristbeginn (§ 147 Abs. 4 AO): Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Dokument erstellt, empfangen oder der Jahresabschluss festgestellt wurde.
- Fristenhemmung (§ 171 Abs. 4 AO): Bei Außenprüfungen, vorläufigen Steuerfestsetzungen oder anhängigen Rechtsbehelfsverfahren läuft die Frist nicht ab, bis die Verwaltungsakte unanfechtbar geworden sind.
- Prüfungsrelevanz: Exakte Kenntnis der Fristen (6 vs. 10 Jahre), korrekte Zuordnung von Dokumententypen und fehlerfreie Berechnung des Fristendes sind Standard-Prüfungsinhalte. Die Abgrenzung Lieferschein (6 Jahre) vs. Lieferschein als Rechnungsbestandteil (10 Jahre) ist eine typische Prüfungsfalle.
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