ERP-System (Enterprise-Resource-Planning)

Definition und Haupt-Funktion

Ein ERP-System ist eine große Software für Firmen. Die Abkürzung steht für Enterprise-Resource-Planning. Das bedeutet Planung von Unternehmens-Ressourcen. Die Software hilft bei der Planung und Steuerung von allen wichtigen Arbeits-Abläufen. Die wichtigste Idee ist die Verbindung von allem. Jede Abteilung arbeitet nicht mehr mit einer eigenen Software. Alle Bereiche nutzen zusammen eine Software. Diese Software hat eine zentrale Daten-Bank. Man nennt das auch „einzige Quelle der Wahrheit“. Denn alle Mit-Arbeiter nutzen die gleichen und richtigen Daten.

Teile und Funktion im Büro-Management

ERP-Systeme bestehen aus verschiedenen Teilen. Man nennt diese Teile Module. Eine Firma kauft die Module, die sie braucht. Wichtige Module für Kauf-Leute im Büro-Management sind:

• Ver-Kauf: Hier schreibt man Kunden-Aufträge und Angebote. Man plant Lieferungen und erstellt Rechnungen.
• Material-Wirtschaft: Dieses Modul ist für den ganzen Ein-Kauf da. Es geht von der Anforderung über die Bestellung bis zur Lieferung und Rechnungs-Prüfung.
• Finanz-Wesen: Hier passiert alles mit der Buch-Haltung. Rechnungen werden gebucht. Zahlungen werden geprüft. Man macht Auswertungen für die Firma.
• Personal-Wirtschaft: Hier verwaltet man Daten von Mit-Arbeitern. Man macht die Lohn-Abrechnung und plant den Urlaub.

Die Verbindung dieser Module ist der größte Vorteil. Wenn der Ver-Kauf einen Auftrag schreibt, prüft das System auto-matisch das Lager. Nach dem Versand der Ware macht das System auto-matisch eine Rechnung.

Praxis-Bei-Spiel bei der Lern-leicht GmbH

Laura Müller arbeitet im Ein-Kauf. Der Ver-Kauf hat 200 Büro-Stühle verkauft. Im Lager sind aber nur 70 Stühle. Der Bestand ist jetzt zu niedrig. Das ERP-System macht deshalb auto-matisch eine Anforderung für 150 neue Stühle. Laura sieht diese Anforderung auf ihrem Bild-Schirm. Sie muss keine Daten abtippen. Sie kann die Anforderung direkt in eine Bestellung umwandeln. Das System zeigt ihr auch den besten Lieferanten an. Dieser auto-matische Prozess über Abteilungen hinweg geht nur mit dem ERP-System.

Wichtigkeit für die Prüfung

In der IHK-Prüfung sind ERP-Systeme sehr wichtig. Du musst die Vorteile kennen. Die Vorteile sind: gleiche Daten für alle, schnelle Arbeits-Abläufe und alles ist klar zu sehen. Du solltest die Vorteile im Vergleich zu einzelnen Programmen erklären können. Du solltest auch ein Praxis-Bei-Spiel erklären können. Zum Bei-Spiel den Ablauf von der Bestellung des Kunden bis zur Bezahlung.

Ähnliche Begriffe

• Workflow-Management-System (WMS)
• Customer-Relationship-Management (CRM)
• Supply-Chain-Management (SCM)
• Insel-Lösung
• Medien-Bruch