Lessons Learned

Definition und Ziel

Lessons Learned (deutsch: „gelernte Lektionen“ oder „Erfahrungssicherung“) ist ein zentraler Bestandteil des Wissensmanagements im Projektmanagement. Es bezeichnet den strukturierten Prozess, bei dem die während eines Projekts gemachten Erfahrungen – sowohl positive als auch negative – systematisch erfasst, analysiert, dokumentiert und für die gesamte Organisation verfügbar gemacht werden. Das übergeordnete Ziel ist das organisationale Lernen: Zukünftige Projekte sollen von den Erfolgen der Vergangenheit profitieren und die Fehler der Vergangenheit vermeiden.

Der Lessons-Learned-Prozess

Der Prozess findet typischerweise am Ende einer Projektphase oder, in seiner umfassendsten Form, am Ende des gesamten Projekts statt. Er lässt sich in mehrere Schritte unterteilen:

1. Vorbereitung: Der Projektleiter plant einen Workshop und lädt das gesamte Kernteam ein. Eine neutrale Moderation kann hilfreich sein. Es wird eine Agenda erstellt, die oft auf den drei Leitfragen „Was lief gut?“, „Was lief schlecht?“, „Was können wir verbessern?“ basiert.
2. Durchführung (Workshop): In einer offenen und konstruktiven Atmosphäre sammelt das Team Feedback. Wichtig ist eine Kultur ohne Schuldzuweisungen („blame-free culture“). Es geht nicht darum, Sündenböcke zu finden, sondern darum, systemische Schwächen und Stärken im Prozess aufzudecken.
3. Analyse und Dokumentation: Die gesammelten Punkte werden geclustert, analysiert und zu konkreten Handlungsempfehlungen verdichtet. Das Ergebnis ist ein Lessons Learned Report, der Teil des Projektabschlussberichts wird.
4. Wissenssicherung und Transfer: Die dokumentierten Erkenntnisse werden in einer zentralen Wissensdatenbank (z.B. im Intranet oder einem Wiki) gespeichert. So können andere Projektleiter vor dem Start eines neuen Projekts auf diesen Erfahrungsschatz zugreifen.

Praxisbeispiel: Lernleicht GmbH

Nach dem erfolgreichen Azubi-Messe-Projekt führt Herr Schmidt mit Laura und Emre einen Lessons-Learned-Workshop durch. Sie nutzen ein Whiteboard mit drei Spalten:

• Keep (Beibehalten): Hier notieren sie, was gut funktioniert hat. Ein Punkt ist: „Die wöchentlichen 15-minütigen Stand-up-Meetings waren sehr effizient, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.“
• Stop (Beenden): Hier sammeln sie, was Probleme verursacht hat. Ein wichtiger Punkt: „Die Beauftragung eines kritischen Lieferanten ohne vorherige Prüfung seiner Zuverlässigkeit.“
• Start (Beginnen/Verbessern): Daraus leiten sie konkrete Verbesserungen ab. Die Empfehlung lautet: „Für alle Lieferungen über 200 €, die für den Projekterfolg kritisch sind, müssen zukünftig zwei Angebote eingeholt und Referenzen geprüft werden.“

Diese konkrete Empfehlung wird in den „Projektmanagement-Leitfaden“ der Lernleicht GmbH aufgenommen.

Prüfungsrelevanz

Lessons Learned ist ein wichtiger Baustein des professionellen Projektabschlusses nach DIN 69901. In der Prüfung solltest Du den Zweck und den Ablauf des Prozesses beschreiben können. Es ist wichtig zu betonen, dass es um einen zukunftsorientierten Lernprozess für das Unternehmen geht und nicht um eine Abrechnung mit dem Projektteam. Die Fähigkeit, aus einem Fallbeispiel konkrete Lessons Learned abzuleiten, ist eine häufige Prüfungsaufgabe.