Lessons Learned

Definition und Ziel

Lessons Learned ist Englisch. Es bedeutet „gelernte Lektionen“. Es ist ein wichtiger Prozess (Ablauf) im Projekt-Management. Man sammelt am Ende von einem Projekt alle Erfahrungen. Das können gute und schlechte Erfahrungen sein. Man schreibt sie auf und prüft sie. Dann stellt man sie für die ganze Firma zur Verfügung. Das große Ziel ist das Lernen der Firma. Zukünftige Projekte sollen besser laufen. Sie sollen Erfolge wiederholen und Fehler vermeiden.

Der Ablauf von Lessons Learned

Der Prozess findet meistens am Ende vom Projekt statt. Er hat mehrere Schritte:

1. Vorbereitung: Der Projekt-Leiter plant ein Treffen (Workshop). Er lädt das ganze Team ein. Ein neutraler Moderator kann helfen. Es gibt einen Plan für das Treffen. Oft gibt es drei Haupt-Fragen: „Was war gut?“, „Was war schlecht?“, „Was können wir besser machen?“.
2. Durch-führung (Workshop): Das Team gibt offen seine Meinung. Die Stimmung soll gut sein. Es ist wichtig, keine Schuldigen zu suchen. Es geht darum, gute und schlechte Dinge im Ablauf zu finden.
3. Prüfung und Aufschreiben: Man sammelt alle Punkte. Man ordnet sie. Man macht daraus konkrete Vorschläge. Das Ergebnis ist ein Lessons-Learned-Bericht. Er ist ein Teil vom Projekt-Abschluss-Bericht.
4. Wissen speichern und weiter-geben: Die aufgeschriebenen Erfahrungen speichert man zentral. Zum Beispiel in einer Wissens-Daten-Bank. So können andere Projekt-Leiter vor einem neuen Projekt darauf zugreifen.

Praxis-Beispiel: Lernleicht GmbH

Nach dem Messe-Projekt macht Herr Schmidt ein Lessons-Learned-Treffen. Laura und Emre sind dabei. Sie nutzen eine Tafel mit drei Spalten:

• Behalten: Hier schreiben sie, was gut war. Zum Beispiel: „Die kurzen wöchentlichen Treffen waren sehr gut. So wussten alle immer Bescheid.“
• Stoppen: Hier sammeln sie, was Probleme gemacht hat. Zum Beispiel: „Wir haben einen wichtigen Lieferanten beauftragt. Wir haben ihn vorher nicht geprüft.“
• Starten/Verbessern: Daraus machen sie Vorschläge. Zum Beispiel: „Bei wichtigen Lieferungen über 200 Euro brauchen wir zwei Angebote. Wir müssen auch die Zuverlässigkeit prüfen.“

Dieser Vorschlag kommt in die Projekt-Regeln der Lernleicht GmbH.

Wichtigkeit für die Prüfung

Lessons Learned ist ein wichtiger Teil vom Projekt-Abschluss. Das steht auch in der Regel DIN 69901. In der Prüfung musst du den Zweck und den Ablauf erklären können. Wichtig ist: Es geht um das Lernen für die Zukunft. Es geht nicht darum, das Team zu bestrafen. Du musst oft aus einem Fall-Beispiel Vorschläge für Lessons Learned machen.