Posteingangsstempel
Ein Stempel, der das Eingangsdatum auf eingehenden Dokumenten festhält und als wichtiger Nachweis für den fristgerechten Zugang dient.
Posteingangsstempel
- Definition: Instrument zur Dokumentation des exakten Zugangsdatums von Schriftstücken in einem Unternehmen. Dient als Urkundenbeweis.
- Zweck:
- Rechtssicherheit: Nachweis des Zugangs von Willenserklärungen (z.B. Angebote, Kündigungen, Mängelrügen). Entscheidend für den Beginn von gesetzlichen oder vertraglichen Fristen (vgl. § 130 BGB - Wirksamwerden von Willenserklärungen).
- Fristenmanagement: Essentiell zur Berechnung von Skontofristen, Zahlungszielen, Gewährleistungsfristen etc.
- Interne Prozesskontrolle: Nachvollziehbarkeit des Dokumentenflusses und der Bearbeitungsdauer.
- Bestandteile (typisch):
- Firma des Empfängers
- Vermerk "Eingegangen am:"
- Verstellbares Datum (entscheidendes Element)
- Optional: Felder für Abteilung, Bearbeiterkürzel, Anlagenvermerk.
- Anwendung:
- Anbringung unmittelbar nach dem Öffnen der Geschäftspost.
- Platzierung an einer Stelle, die keine relevanten Informationen verdeckt (i.d.R. oberer Dokumentenrand).
- ⚠️ Persönlich/vertraulich adressierte Sendungen dürfen nicht gestempelt werden, da sie ungeöffnet weiterzuleiten sind.
- Digitales Äquivalent: Bei elektronischem Posteingang (E-Mail, DMS) wird der Eingangszeitpunkt durch einen systemseitig generierten, unveränderlichen Zeitstempel (Timestamp) dokumentiert. Dies ist eine Anforderung der GoBD.
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