Projekt
Ein einmaliges, zeitlich begrenztes und komplexes Vorhaben mit einem definierten Ziel, das im Team bearbeitet wird (definiert nach DIN 69901).
Definition und Merkmale
Ein Projekt ist gemäß der deutschen Norm DIN 69901 ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Im Gegensatz zu Routineaufgaben, die sich wiederholen und standardisiert sind, besitzt ein Projekt spezifische Merkmale, die es aus dem Alltagsgeschäft herausheben. Die wichtigsten dieser Merkmale sind:
- Zielvorgabe: Jedes Projekt verfolgt ein klares, vorab definiertes Ziel. Dieses Ziel ist der Grund, warum das Projekt überhaupt ins Leben gerufen wird.
- Zeitliche Begrenzung: Ein Projekt hat immer einen definierten Start- und einen Endzeitpunkt. Es ist kein Dauerzustand.
- Einmaligkeit: Das Vorhaben ist in seiner spezifischen Form neu und nicht wiederkehrend. Selbst ähnliche Projekte in der Zukunft werden unter anderen Rahmenbedingungen stattfinden.
- Komplexität: Projekte bestehen aus vielen verschiedenen, oft voneinander abhängigen Aufgaben. Viele verschiedene Bereiche oder Personen müssen koordiniert werden.
- Begrenzte Ressourcen: Für ein Projekt stehen nur begrenzte Mittel zur Verfügung, sei es finanziell (Budget), personell (Mitarbeiterstunden) oder sächlich (Geräte, Räume).
- Teamorientierung: Projekte werden in der Regel von einem speziell zusammengestellten Team bearbeitet, oft mit Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen (interdisziplinär).
Bedeutung im Büromanagement
Als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement kommst du ständig mit Projekten in Berührung, auch wenn sie nicht immer so genannt werden. Die Organisation einer Firmenfeier, die Einführung einer neuen Software zur Reisekostenabrechnung, die Umgestaltung des Empfangsbereichs oder die Planung des Messeauftritts sind allesamt Projekte. Deine Rolle kann dabei vielfältig sein: Du könntest als Teammitglied für organisatorische Aufgaben zuständig sein, das Budget kontrollieren, Protokolle schreiben oder sogar die Leitung eines kleineren Projekts übernehmen.
Praxisbeispiel bei der Lernleicht GmbH
Laura Müller wird von ihrem Ausbilder, Herrn Schmidt, in das Projekt "Tag der offenen Tür" einbezogen. An diesem Beispiel werden die Merkmale deutlich: Das Ziel ist die erfolgreiche Durchführung des Events. Das Projekt ist zeitlich begrenzt auf fünf Monate. Es ist einmalig, da die Lernleicht GmbH dies zum ersten Mal macht. Es ist komplex, weil Marketing, Einkauf und Personal koordiniert werden müssen. Das Budget ist auf 7.500 € begrenzt. Ein Team aus verschiedenen Abteilungen wird gebildet, um das Projekt umzusetzen.
Prüfungsrelevanz
Die Definition und die Merkmale eines Projekts sind absolutes Grundlagenwissen und werden in der IHK-Prüfung sehr wahrscheinlich abgefragt. Du solltest in der Lage sein, ein Projekt von einer Routineaufgabe abzugrenzen und die Merkmale anhand eines Beispiels zu erläutern.
Verwandte Begriffe
- Projektmanagement
- Projektphasen
- Projektauftrag
- Routineaufgabe
Passender Kurs
Lernfeld 13 des Rahmenlehrplans Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Ein Projekt planen und durchführen.
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