Rechnung

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein wichtiges Dokument. Man nennt sie auch Faktura. Mit einer Rechnung fordert eine Firma Geld für eine Lieferung oder eine Leistung. Der Empfänger von der Rechnung soll dann bezahlen. Die Rechnung ist die Grundlage für die Bezahlung. Sie ist auch sehr wichtig für die Buch-Führung.

Die Haupt-Aufgaben einer Rechnung sind:

• Beweis für eine Forderung: Sie zeigt, dass jemand einem anderen Geld schuldet. Sie zeigt auch, wie hoch der Betrag ist.
• Beleg für die Buch-Führung: Jede Buchung in der Buch-Haltung braucht einen Beleg. Die Rechnung ist so ein Beleg.
• Wichtig für die Steuer: Eine richtige Rechnung ist sehr wichtig. Nur mit einer richtigen Rechnung kann eine Firma die bezahlte Umsatz-Steuer vom Finanz-Amt zurückbekommen. Das nennt man Vor-Steuer-Abzug.

Regeln im Büro-Alltag

Im Büro ist das Schreiben und Prüfen von Rechnungen eine Haupt-Aufgabe. Die Regeln dafür sind sehr streng. Sie stehen im Umsatz-Steuer-Gesetz. Wenn man die Regeln nicht beachtet, kann es Probleme geben. Zum Beispiel kann der Kunde die Steuer nicht zurückbekommen. Das wäre sehr schlecht.

Die wichtigsten Pflicht-Angaben sind zum Beispiel: Die Adressen von beiden Firmen. Die Steuer-Nummer vom Rechnungs-Schreiber. Das Datum. Eine einmalige Rechnungs-Nummer. Eine genaue Beschreibung von der Leistung. Der Preis ohne Steuer. Der Steuer-Satz und der Steuer-Betrag.

Beispiel bei der Lernleicht GmbH

Die Auszubildende Laura Müller hat Möbel an die Firma MusterBau AG geliefert. Jetzt schreibt sie die Rechnung im Computer-System. Das System gibt automatisch die nächste Rechnungs-Nummer. Es nimmt die Adresse vom Kunden und die Artikel aus dem Lieferschein. Laura prüft den richtigen Umsatz-Steuer-Satz von 19 Prozent. Sie prüft auch, ob der Steuer-Betrag richtig berechnet ist. Bevor sie die Rechnung schickt, prüft sie alle Pflicht-Angaben mit einer Check-Liste.

Wichtigkeit für die Prüfung und andere Begriffe

Die Pflicht-Teile einer Rechnung sind ein sehr wichtiges Thema in der IHK-Prüfung. Oft muss man in Prüfungs-Aufgaben Fehler in einer Rechnung finden. Wichtig ist auch die Klein-Betrags-Rechnung. Das sind Rechnungen bis 250 Euro. Für sie gelten einfachere Regeln.

Andere wichtige Begriffe sind:

• Gutschrift: Das ist wie eine umgekehrte Rechnung. Der Kunde schreibt die Rechnung für eine Leistung, die er bekommen hat.
• Proforma-Rechnung: Eine Rechnung für Waren ohne Wert. Zum Beispiel für Muster. Man braucht sie oft für den Zoll.
• Lieferschein: Er beweist die Lieferung der Ware. Er ist aber keine Aufforderung zur Zahlung.
• Offener Posten: Das ist eine Rechnung, die noch nicht bezahlt wurde.