Teilnehmermanagement

Definition

Das Teil-nehmer-management kümmert sich um alle Prozesse rund um die Gäste einer Veran-staltung. Es geht um die Verwaltung, die Kommunikation und die Betreuung der Teil-nehmer. Es fängt mit der ersten Einladung an. Es geht weiter über die Anmeldung und die Betreuung vor Ort. Und es endet mit der Nach-bereitung nach der Veran-staltung. Ein gutes Teil-nehmer-management ist sehr wichtig für den Erfolg der Veran-staltung. Die Gäste haben dann ein gutes Erlebnis.

Erklärung im Kontext Büro-management

Im Büro-management ist das Teil-nehmer-management eine wichtige Aufgabe. Man muss sehr sorgfältig sein und gut kommunizieren können. Kauf-leute für Büro-management sind oft der erste Kontakt für die Gäste. Der Prozess hat drei Phasen:

1. Vor der Veran-staltung:
   • Einladungs-listen erstellen und pflegen.
   • Einladungen schicken (per E-Mail oder Post).
   • Eine Möglichkeit zur Anmeldung schaffen (z.B. online, per E-Mail).
   • Anmeldungen, Absagen und Fragen bearbeiten.
   • Anmelde-bestätigungen schicken.
   • Teil-nehmer-liste pflegen (auch Sonder-wünsche wie besonderes Essen).
   • Erinnerungen und letzte Infos kurz vor dem Event schicken.
2. Während der Veran-staltung:
   • Die Teil-nehmer am Eingang registrieren (Check-in).
   • Namens-schilder und Unter-lagen ausgeben.
   • Ansprech-partner für Fragen und Probleme sein.
   • Warte-listen oder kurz-fristige Änderungen verwalten.
3. Nach der Veran-staltung:
   • Dankes-briefe schicken.
   • Unter-lagen bereit-stellen (z.B. Präsentationen, Fotos).
   • Feedback holen (z.B. durch Online-Umfragen).
   • Teil-nehmer-daten auswerten (z.B. wie viele da waren).

Sehr wichtig ist hier der Daten-schutz. Man muss die Daten-schutz-Grund-verordnung (DSGVO) beachten. Man darf persönliche Daten nur für die Organisation der Veran-staltung nutzen. Die Teil-nehmer müssen darüber informiert werden.

Praxis-beispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura hat den Termin mit Herrn Berger abgemacht. Sie schickt ihm eine professionelle Einladungs-E-Mail. Sie bittet um die Namen der Teil-nehmer. Als die Namen kommen, trägt sie diese in ihre Excel-Liste ein. Eine Mit-arbeiterin von Herrn Berger hat eine Laktose-intoleranz. Laura schreibt das sofort in ihre Liste. Sie informiert auch den Essens-lieferanten. Zwei Tage vor dem Workshop schickt Laura eine freundliche Erinnerungs-E-Mail an alle. Darin stehen die Adresse und Infos zum Parken.

Prüfungs-relevanz

Der Prozess vom Teil-nehmer-management ist prüfungs-relevant. Du solltest die Reihen-folge der Kommunikations-schritte beschreiben können. Die Schritte sind: Einladung, Bestätigung, Erinnerung, Dank. Besonders wichtig ist das Wissen über den Daten-schutz (DSGVO). Fragen könnten sein: "Welche Infos braucht eine Anmelde-bestätigung?" oder "Was musst du rechtlich bei einer Teil-nehmer-liste beachten?".

Verwandte Begriffe

• Kunden-beziehungs-management (CRM)
• Daten-schutz-Grund-verordnung (DSGVO)
• Kommunikations-management
• Gäste-betreuung