Teilnehmermanagement

Teilnehmermanagement

• Definition: Umfasst alle administrativen, kommunikativen und logistischen Prozesse zur Akquise, Registrierung und Betreuung von Veranstaltungsteilnehmern über den gesamten Veranstaltungszyklus (Pre-Event, On-Site, Post-Event).
• Prozessphasen & Aufgaben:
  • Pre-Event-Phase:
    • Zielgruppendefinition und Adressqualifizierung.
    • Einladungsversand (inkl. Call-to-Action).
    • Implementierung eines Registrierungssystems (Erfassung relevanter Daten, z.B. Kontaktdaten, Workshop-Wahl, Diät-Anforderungen).
    • Ticketing und Zahlungsabwicklung (falls zutreffend).
    • Kommunikation: Versand von Bestätigungen, Rechnungen, Erinnerungen, Agenda-Updates.
  • On-Site-Phase (vor Ort):
    • Akkreditierung / Check-in (digital oder manuell).
    • Ausgabe von Badges und Materialien.
    • Informations-Desk / Help-Desk.
    • Live-Kommunikation (z.B. via Event-App).
  • Post-Event-Phase:
    • Versand von Dankesnachrichten.
    • Bereitstellung von Content (Folien, Aufzeichnungen).
    • Feedback-Management (Evaluation durch Umfragen).
    • Lead-Nurturing (Weitergabe von Kontakten an den Vertrieb).
    • Reporting (Anmeldequote, No-Show-Rate, etc.).
• Rechtlicher Rahmen: Die Einhaltung der DSGVO ist zwingend. Dies betrifft insbesondere:
  • Rechtsgrundlage: Meist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
  • Informationspflicht: Transparente Datenschutzerklärung bei der Anmeldung (Art. 13/14 DSGVO).
  • Datenminimierung: Nur notwendige Daten abfragen.
  • Zweckbindung: Daten nur für die Veranstaltungsorganisation nutzen.
• Prüfungsfokus: Prozessverständnis, Fähigkeit zur Erstellung von Kommunikationsmitteln (z.B. Einladung), Bewusstsein für die Bedeutung der DSGVO.