Veranstaltungs-Checkliste

Definition

Eine Veran-staltungs-Check-liste ist ein wichtiges Werk-zeug für die Planung. Sie hilft bei der Organisation von Veran-staltungen. Die Check-liste ist ein genauer Plan. Auf dem Plan stehen alle Aufgaben in der richtigen Reihen-folge. Das Ziel ist: den ganzen Prozess zu ordnen. Man kann auch festlegen, wer was macht. Man kann Fristen setzen und den Fort-schritt prüfen.

Erklärung im Kontext Büro-management

Für Kauf-leute für Büro-management ist die Check-liste das wichtigste Werk-zeug. Damit können sie schwere Projekte wie Veran-staltungen gut managen. Die Check-liste hilft, den Über-blick zu behalten. Sie verringert Stress und sorgt für professionelle Arbeit. Die Check-liste wird oft mit Programmen wie Excel oder Trello gemacht. Sie wird meistens in die Haupt-phasen einer Veran-staltung geteilt:

• Konzept-phase: Ziele, Ziel-gruppe, Thema, Art, grober Zeit-plan.
• Planungs-phase: Budget, Ort, Termin, Sprecher, Technik, Essen, Werbung, Teil-nehmer-management.
• Durch-führungs-phase: Ablauf-plan, Betreuung von Gästen und Sprechern, Probleme vor Ort lösen.
• Nach-bereitungs-phase: Feedback holen, Dankes-briefe schreiben, Rechnungen prüfen, Erfolg kontrollieren, alles aufschreiben.

Jeder Haupt-punkt wird in der Check-liste in viele kleine Aufgaben geteilt. Zum Beispiel: "Angebot von drei Essens-lieferanten holen". Oder: "Prüfen, ob Raum X frei ist". Oder: "Entwurf für die Einladung machen".

Praxis-beispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura Müller benutzt für den Workshop eine Excel-Check-liste. Sie hat die Liste von ihrem Ausbilder, Herrn Schmidt, bekommen. Die Liste hat Spalten für "Aufgabe", "Wer ist zuständig", "Frist" und "Status". Eine Aufgabe ist: "Namens-schilder für alle Teil-nehmer drucken". Laura trägt sich als zuständig ein. Die Frist ist ein Tag vor dem Workshop. Wenn sie die Schilder gedruckt hat, markiert sie die Aufgabe als "erledigt". So sehen sie und Herr Schmidt immer den aktuellen Stand.

Prüfungs-relevanz

In der IHK-Prüfung ist die Planung von Veran-staltungen oft ein Thema. Du musst vielleicht eine Check-liste für eine bestimmte Situation erstellen. Oder du musst die nötigen Schritte in der richtigen Reihen-folge nennen. Die Prüfer wollen sehen, dass du systematisch und vorausschauend denken kannst.

Verwandte Begriffe

• Projekt-management
• Zeit-management
• Budget-planung
• Meilen-stein-plan