Veranstaltungs-Checkliste
Ein systematisches Planungsinstrument, das alle Aufgaben und Phasen der Organisation einer Veranstaltung auflistet, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wird.
Veranstaltungs-Checkliste
- Definition: Ein prozessorientiertes Instrument des Projektmanagements zur systematischen Planung, Steuerung und Kontrolle aller Aufgaben im Rahmen einer Veranstaltung.
- Funktion:
- Strukturierung des Gesamtprozesses in Phasen und Arbeitspakete.
- Sicherstellung der Vollständigkeit (Vermeidung von Lücken).
- Termin- und Fristenkontrolle (Meilensteine).
- Zuweisung von Verantwortlichkeiten.
- Fortschritts-Monitoring und Dokumentation.
- Typische Struktur (Phasenmodell):
- Strategische Planung (Konzeption): Zieldefinition (SMART), Zielgruppenanalyse, Festlegung des Formats.
- Operative Planung: Budgetierung, Location-Scouting, Terminierung, Personalplanung, Dienstleisterauswahl (Catering, Technik), Marketing & Kommunikation, Teilnehmermanagement.
- Durchführung: Regieplan/Ablaufplan, Aufbau, Betreuung, Krisenmanagement.
- Nachbereitung (Evaluation): Debriefing, Feedbackanalyse, Erfolgskontrolle (ROI), Rechnungsabwicklung, Dokumentation.
- Prüfungsfokus: Fähigkeit zur prozessualen Gliederung eines Veranstaltungsprojekts. Erkennen von Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben. Priorisierung von Aufgaben.
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Lernfeld 12 des Rahmenlehrplans Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren.
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