Aktenplan

Definition und Zweck

Ein Aktenplan ist ein zentrales Organisationsinstrument der Schriftgutverwaltung. Er stellt ein hierarchisch aufgebautes Gliederungsschema dar, das alle in einem Unternehmen anfallenden Schriftstücke (Akten) systematisch nach sachlichen Kriterien ordnet. Der Hauptzweck eines Aktenplans ist es, eine unternehmensweit einheitliche, transparente und nachvollziehbare Aktenführung zu gewährleisten. Er fungiert quasi als Inhaltsverzeichnis für das gesamte Archiv, egal ob es sich um Papierakten oder ein digitales Dokumenten-Management-System (DMS) handelt.

Aufbau und Struktur

In der Praxis wird für Aktenpläne häufig die dekadische Klassifikation (auch Zehnersystem genannt) verwendet. Dabei wird die Gesamtheit des Schriftguts in bis zu zehn Hauptgruppen unterteilt. Jede Hauptgruppe kann wiederum in bis zu zehn Untergruppen gegliedert werden, und so weiter. Dies ermöglicht eine feine und logische Strukturierung.

• Hauptgruppen (1. Ebene): Grobe Einteilung nach Aufgabenbereichen oder Abteilungen (z.B. 1 Geschäftsleitung, 2 Personal, 3 Einkauf).
• Untergruppen (2. Ebene): Detailliertere Aufschlüsselung der Hauptgruppen (z.B. 2-1 Personalakten, 2-2 Bewerbungen).
• Aktenzeichen (3. Ebene und folgende): Konkrete Bezeichnung für einen Vorgang oder eine Akte (z.B. 2-1-MUE für die Personalakte Müller).

Praxisbeispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura Müller erhält eine Eingangsrechnung vom Lieferanten "Papierwerk Süddeutsch GmbH". Um den korrekten Ablageort zu finden, konsultiert sie den Aktenplan der Lernleicht GmbH. Sie findet die Hauptgruppe "5 Rechnungswesen" und darin die Untergruppe "5-1 Eingangsrechnungen". Alle Eingangsrechnungen werden also unter diesem Aktenzeichen gesammelt. Der physische Ordner trägt die Beschriftung "5-1 Eingangsrechnungen". Im DMS würde die Rechnung mit dem Schlagwort oder Metadatum "5-1" versehen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter, der eine Eingangsrechnung sucht, diese am selben, logisch definierten Ort findet.

Prüfungsrelevanz

In der IHK-Prüfung ist das Verständnis des Aktenplans von Bedeutung, da es die Grundlage für eine ordnungsgemäße Büroorganisation darstellt. Prüfungsfragen könnten darauf abzielen, den Zweck eines Aktenplans zu erklären, ein einfaches Gliederungsbeispiel zu erstellen oder ein gegebenes Dokument anhand eines Aktenplans korrekt zuzuordnen. Es ist wichtig zu verstehen, dass ein Aktenplan die Effizienz steigert (schnelleres Finden), Fehler reduziert (weniger Falschablagen) und die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert.

Verwandte Begriffe

• Registratur: Der Ort und das System der Aktenaufbewahrung.
• Ordnungssysteme: Die Kriterien, nach denen Dokumente innerhalb einer Akte sortiert werden (z.B. chronologisch).
• Schriftgutverwaltung: Der übergeordnete Begriff für den gesamten Umgang mit Geschäftsunterlagen.