Aktenplan
Ein systematisches Verzeichnis, das alle Akten eines Unternehmens nach sachlichen Gesichtspunkten gliedert und für eine einheitliche Ablage sorgt.
Definition und Zweck
Ein Akten-plan ist ein wichtiges Werk-zeug für die Ordnung im Büro. Er ist ein Plan mit einer Gliederung. Der Plan ordnet alle Dokumente (Akten) einer Firma nach Themen. Der Zweck ist eine einheit-liche und klare Ablage in der ganzen Firma. Der Akten-plan ist wie ein Inhalts-verzeichnis für das ganze Archiv. Das gilt für Papier-akten und für digitale Dokumente.
Aufbau und Struktur
Oft benutzt man für Akten-pläne ein System mit Zehner-gruppen. Man teilt alle Dokumente in bis zu zehn Haupt-gruppen ein. Jede Haupt-gruppe kann wieder in zehn Unter-gruppen geteilt werden. Das ergibt eine gute und logische Struktur.
- Haupt-gruppen: Das ist die erste Ebene. Es ist eine grobe Einteilung nach Abteilungen. Zum Beispiel: 1 Geschäfts-leitung, 2 Personal, 3 Einkauf.
- Unter-gruppen: Das ist die zweite Ebene. Sie teilt die Haupt-gruppen genauer auf. Zum Beispiel: 2-1 Personal-akten, 2-2 Bewerbungen.
- Akten-zeichen: Das ist die dritte Ebene. Es ist die genaue Bezeichnung für eine Akte. Zum Beispiel: 2-1-MUE für die Personal-akte Müller.
Praxis-beispiel bei der Lernleicht GmbH
Laura Müller bekommt eine Rechnung vom Lieferanten "Papierwerk Süddeutsch GmbH". Sie muss den richtigen Ablage-ort finden. Sie schaut in den Akten-plan der Lernleicht GmbH. Sie findet die Haupt-gruppe "5 Rechnungs-wesen". Darin findet sie die Unter-gruppe "5-1 Eingangs-rechnungen". Alle Eingangs-rechnungen kommen also dorthin. Der Ordner hat die Auf-schrift "5-1 Eingangs-rechnungen". In einem digitalen System (DMS) bekommt die Rechnung das Stich-wort "5-1". So findet jeder Mitarbeiter die Rechnung am selben Ort.
Wichtigkeit für die Prüfung
In der IHK-Prüfung ist der Akten-plan wichtig. Er ist die Grund-lage für eine gute Büro-organisation. In der Prüfung musst du vielleicht den Zweck erklären. Oder du musst ein Beispiel für eine Gliederung machen. Oder du musst ein Dokument richtig zuordnen. Ein Akten-plan macht die Arbeit schneller. Er verringert Fehler. Und neue Mitarbeiter lernen sich schneller ein.
Ähnliche Begriffe
- Registratur: Das ist der Ort und das System zum Auf-bewahren von Akten.
- Ordnungs-Systeme: Das sind die Regeln zum Sortieren in einer Akte. Zum Beispiel nach dem Datum.
- Schrift-gut-ver-waltung: Das ist der Ober-begriff für den Umgang mit allen Dokumenten.
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