Aktenplan
Ein systematisches Verzeichnis, das alle Akten eines Unternehmens nach sachlichen Gesichtspunkten gliedert und für eine einheitliche Ablage sorgt.
Aktenplan
- Definition: Ein Aktenplan ist ein systematisches, hierarchisches Gliederungsschema zur Klassifikation des gesamten Schriftguts einer Organisation.
- Zweck:
- Gewährleistung einer einheitlichen, nachvollziehbaren und transparenten Aktenführung.
- Strukturierung der analogen und digitalen Ablage (Registratur, DMS).
- Effizienzsteigerung durch Reduzierung von Suchzeiten.
- Grundlage für die Zuweisung von Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechten.
- Strukturprinzip: Meist dekadische Klassifikation. Die Gliederung erfolgt sachbezogen nach Aufgaben und Prozessen, nicht nach der Organisationsstruktur (Abteilungen).
- 1. Ebene: Hauptgruppe (z.B.
5Rechnungswesen) - 2. Ebene: Untergruppe (z.B.
5.1Kreditorenbuchhaltung) - 3. Ebene: Aktengruppe (z.B.
5.1.1Eingangsrechnungen)
- 1. Ebene: Hauptgruppe (z.B.
- Prüfungsrelevanz: Verständnis des Prinzips der sachlichen Gliederung und der Vorteile (Einheitlichkeit, Transparenz). Fähigkeit, Dokumente einem vorgegebenen Aktenplan zuzuordnen.
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