Budgetplanung (Veranstaltung)

Definition

Die Budgetplanung im Veranstaltungskontext ist der systematische Prozess der Erfassung, Kalkulation und Überwachung aller erwarteten Einnahmen und Ausgaben für eine Veranstaltung. Das Ergebnis ist ein Budget, also ein detaillierter Finanzplan, der als Grundlage für alle wirtschaftlichen Entscheidungen dient. Ziel ist es, die Veranstaltung im vorgegebenen finanziellen Rahmen durchzuführen oder sogar einen Gewinn zu erzielen.

Erklärung im Kontext Büromanagement

Für Kaufleute für Büromanagement ist die Budgetplanung eine Kernkompetenz. Sie müssen in der Lage sein, realistisch zu kalkulieren, Angebote einzuholen und zu vergleichen sowie die Kosten während des gesamten Projekts zu kontrollieren. Ein Veranstaltungsbudget besteht typischerweise aus zwei Hauptkategorien von Kosten:

• Fixkosten: Diese Kosten bleiben gleich, unabhängig davon, wie viele Personen teilnehmen. Beispiele sind die Miete für die Location, die Gage für einen Künstler oder Referenten, Kosten für Marketingmaßnahmen oder die Gebühren für technische Grundausstattung.
• Variable Kosten: Diese Kosten steigen mit der Anzahl der Teilnehmer. Typische Beispiele sind die Kosten für das Catering pro Person, die Druckkosten für Tagungsunterlagen oder die Kosten für Gastgeschenke (Give-aways).

Ein wichtiger Bestandteil jeder soliden Budgetplanung ist ein Puffer für unvorhergesehene Ausgaben. Eine Faustregel empfiehlt, 10-20% der geschätzten Gesamtkosten als Reserve einzuplanen. Die Kostenkontrolle erfolgt durch einen kontinuierlichen Soll-Ist-Vergleich, bei dem die geplanten Kosten (Soll) den tatsächlichen Ausgaben (Ist) gegenübergestellt werden.

Praxisbeispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura erhält von Herrn Schmidt ein Maximalbudget von 800 € für den Workshop. Sie erstellt eine Tabelle mit allen potenziellen Kostenpunkten. Bei den variablen Kosten für das Catering rechnet sie mit 6 Teilnehmern von der MusterBau AG plus Herrn Schmidt und sich selbst, also 8 Personen. Das Angebot des Caterers beläuft sich auf 25 € pro Person. Also plant sie 8 * 25 € = 200 € ein. Als sie eine Woche vor dem Workshop erfährt, dass nur 5 Personen von der MusterBau AG kommen, passt sie ihre Kalkulation an: 7 Personen * 25 € = 175 €. Sie sieht sofort, dass sie 25 € eingespart hat, die sie nun als zusätzlichen Puffer nutzen kann. Nach der Veranstaltung sammelt sie alle Rechnungen und erstellt eine Endabrechnung, um die tatsächlichen Kosten mit ihrer Planung zu vergleichen.

Prüfungsrelevanz

Die Budgetplanung ist ein sehr häufiges Prüfungsthema. Typische Aufgaben sind:

• Erstellen einer einfachen Kostenkalkulation für ein Veranstaltungsszenario.
• Zuordnung von Kostenpositionen zu Fix- oder variablen Kosten.
• Berechnung von Gesamtkosten oder Kosten pro Teilnehmer.
• Begründung, warum ein Puffer für Unvorhergesehenes wichtig ist.

Die Prüfer testen hier kaufmännisches Denken und grundlegende Rechenfertigkeiten.

Verwandte Begriffe

• Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)
• Controlling
• Fixkosten
• Variable Kosten
• Break-Even-Point