Budgetplanung (Veranstaltung)

Definition

Die Budget-planung bei einer Veran-staltung ist ein Prozess. Man erfasst, berechnet und über-wacht alle Einnahmen und Ausgaben. Das Ergebnis ist ein Budget. Ein Budget ist ein genauer Finanz-plan. Der Plan ist die Grund-lage für alle Entscheidungen über Geld. Das Ziel ist: Die Veran-staltung soll nicht mehr kosten als geplant. Oder sie soll sogar einen Gewinn machen.

Erklärung im Kontext Büro-management

Für Kauf-leute für Büro-management ist die Budget-planung sehr wichtig. Sie müssen gut rechnen können. Sie müssen Angebote holen und vergleichen. Und sie müssen die Kosten während des ganzen Projekts kontrollieren. Ein Budget für eine Veran-staltung hat meistens zwei Haupt-arten von Kosten:

• Fix-kosten: Diese Kosten sind immer gleich. Es ist egal, wie viele Personen kommen. Beispiele sind die Miete für den Ort oder das Geld für einen Sprecher.
• Variable Kosten: Diese Kosten werden höher, wenn mehr Teil-nehmer kommen. Beispiele sind die Kosten für das Essen pro Person oder die Druck-kosten für Unter-lagen.

Ein wichtiger Teil von jeder guten Budget-planung ist ein Puffer für Extra-Kosten. Man sollte 10-20% der gesamten Kosten als Reserve einplanen. Die Kosten-kontrolle macht man mit einem Soll-Ist-Vergleich. Man vergleicht die geplanten Kosten (Soll) mit den echten Ausgaben (Ist).

Praxis-beispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura bekommt von Herrn Schmidt ein Budget von 800 € für den Workshop. Sie macht eine Tabelle mit allen möglichen Kosten. Bei den variablen Kosten für das Essen rechnet sie mit 8 Personen. Das sind 6 Gäste, Herr Schmidt und sie selbst. Das Angebot vom Lieferanten ist 25 € pro Person. Also plant sie 8 mal 25 € = 200 €. Eine Woche vor dem Workshop weiß sie: Es kommen nur 5 Gäste. Sie rechnet neu: 7 Personen mal 25 € = 175 €. Sie sieht sofort, dass sie 25 € gespart hat. Nach der Veran-staltung sammelt sie alle Rechnungen. Sie macht eine End-abrechnung. So vergleicht sie die echten Kosten mit ihrem Plan.

Prüfungs-relevanz

Die Budget-planung ist ein sehr häufiges Prüfungs-thema. Typische Aufgaben sind:

• Eine einfache Kosten-rechnung für eine Veran-staltung machen.
• Kosten-punkte den Fix- oder variablen Kosten zuordnen.
• Gesamt-kosten oder Kosten pro Teil-nehmer berechnen.
• Erklären, warum ein Puffer für Extra-Kosten wichtig ist.

Die Prüfer testen hier kauf-männisches Denken und Rechnen.

Verwandte Begriffe

• Kosten- und Leistungs-rechnung (KLR)
• Controlling
• Fix-kosten
• Variable Kosten
• Gewinn-schwelle (Break-Even-Point)