Budgetplanung (Veranstaltung)
Der Prozess der Schätzung, Zuweisung und Kontrolle aller Kosten, die im Zusammenhang mit der Organisation einer Veranstaltung anfallen.
Budgetplanung (Veranstaltung)
- Definition: Quantitativer Finanzplan, der alle prognostizierten Kosten und Erlöse einer Veranstaltung systematisch erfasst und steuert.
- Ziele:
- Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit.
- Grundlage für Preis- und Ticketkalkulation.
- Instrument des Controllings (Soll-Ist-Vergleich).
- Entscheidungsgrundlage für Investitionen und Ausgaben.
- Struktur der Kosten:
- Fixkosten (kapazitätsunabhängig): z.B. Locationmiete, Marketing, Personal, GEMA, Versicherungen, Referentenhonorare.
- Variable Kosten (kapazitätsabhängig): z.B. Catering p.P., Tagungsunterlagen p.P., Give-aways p.P.
- Prozess der Budgetierung:
- Kostenschätzung: Einholen von Angeboten, Nutzung von Erfahrungswerten.
- Budgeterstellung: Detaillierte Auflistung aller Kosten- und Erlösarten.
- Budgetfreigabe: Genehmigung durch die zuständige Instanz.
- Budgetkontrolle: Regelmäßiger Soll-Ist-Vergleich während des Projekts.
- Endabrechnung: Finale Gegenüberstellung aller tatsächlichen Kosten und Erlöse.
- Wichtige Kennzahlen:
- Gesamtkosten: Fixkosten + (Variable Kosten pro Person * Teilnehmerzahl)
- Break-Even-Point (Teilnehmer): Fixkosten / (Erlös pro Teilnehmer - Variable Kosten pro Teilnehmer)
- Prüfungsfokus: Abgrenzung fixer und variabler Kosten, Durchführung einfacher Kalkulationen, Verständnis für die Notwendigkeit des Kostencontrollings.
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Lernfeld 12 des Rahmenlehrplans Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement. Veranstaltungen und Geschäftsreisen organisieren.
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