Dienstreise (Geschäftsreise)

Definition und Abgrenzung

Eine Dienstreise, synonym auch Geschäftsreise oder juristisch korrekt beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit genannt, liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird. Entscheidend sind drei Merkmale:

1. Veranlassung durch den Arbeitgeber: Die Reise muss im dienstlichen Interesse liegen und vom Arbeitgeber angeordnet oder genehmigt sein. Eine rein private Reise, an die ein geschäftlicher Termin angehängt wird, ist in der Regel keine Dienstreise.
2. Auswärtstätigkeit: Die Tätigkeit findet außerhalb der sogenannten "ersten Tätigkeitsstätte" statt. Dies ist der Ort (z.B. das Büro der Lernleicht GmbH in München), an dem der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.
3. Vorübergehender Charakter: Die Tätigkeit am auswärtigen Ort darf nicht auf Dauer angelegt sein.

Die tägliche Fahrt vom Wohnort zur Arbeit (erste Tätigkeitsstätte) ist keine Dienstreise, sondern der private Arbeitsweg, der steuerlich nur über die Entfernungspauschale geltend gemacht werden kann.

Bedeutung im Büromanagement

Die korrekte Einordnung einer Reise als Dienstreise ist die Grundvoraussetzung für die Anwendung der Regelungen zur Reisekostenabrechnung. Nur wenn eine Dienstreise vorliegt, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf die Erstattung seiner Kosten und kann der Arbeitgeber diese steuerfrei auszahlen. Für Kaufleute im Büromanagement ist dieses Wissen essenziell, um Reisen korrekt zu organisieren, zu genehmigen und abzurechnen.

Praxisbeispiel bei der Lernleicht GmbH

Frau Kleins Reise nach Hamburg ist eine klassische Dienstreise. Die Veranlassung ist beruflich (Kundengespräch), die Tätigkeit findet außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte (Büro in München) statt und sie ist nur vorübergehend (zwei Tage) in Hamburg. Würde Frau Klein am Wochenende privat nach Hamburg reisen und am Montag vor der Rückfahrt noch kurz bei einem Kunden vorbeischauen, müsste man genau prüfen, welcher Teil der Reise als dienstlich veranlasst gilt. In der Regel wären dann nur die Kosten, die direkt mit dem Kundentermin zusammenhängen, erstattungsfähig.

Prüfungsrelevanz

In der IHK-Prüfung ist das Verständnis des Begriffs "Dienstreise" fundamental. Oft werden in Aufgaben Sachverhalte geschildert, bei denen der Prüfling zunächst erkennen muss, ob überhaupt eine Dienstreise vorliegt. Die Abgrenzung zum normalen Arbeitsweg oder zu Fahrten zwischen verschiedenen Standorten desselben Unternehmens (Einsatzwechseltätigkeit) kann ebenfalls thematisiert werden. Das Wissen ist die Basis für alle weiteren Berechnungen im Bereich der Reisekosten.

Verwandte Begriffe

• Erste Tätigkeitsstätte
• Auswärtstätigkeit
• Reisekostenabrechnung
• Entfernungspauschale (Pendlerpauschale)
• Reiserichtlinie