Geschäftsprozess

Definition und Merkmale

Ein Geschäfts-Prozess ist eine geplante Folge von Aufgaben. Die Aufgaben hängen logisch zusammen. Sie haben ein Ziel im Betrieb. Jeder Geschäfts-Prozess hat bestimmte Merkmale:

• Ein bestimmter Anfang (Input): Jeder Prozess startet mit einem Ereignis. Zum Beispiel mit einer Frage von einem Kunden.
• Eine Ver-änder-ung: Der Anfang wird durch Aufgaben bearbeitet. Hier wird ein Wert geschaffen.
• Ein bestimmtes Ende (Output): Am Ende gibt es ein klares Ergebnis. Zum Beispiel ein Produkt oder eine Antwort. Das Ergebnis ist für einen Kunden.
• Ein Kunde: Das Ergebnis ist für einen Empfänger. Das kann ein Kunde von außer-halb sein. Oder es kann eine andere Abteilung in der Firma sein.
• Ein Mehr-Wert: Das Ergebnis muss für den Kunden nützlich sein.

Bedeutung im Büro-Management

Für Kauf-Leute im Büro-Management ist das Ver-ständnis von Prozessen sehr wichtig. Die tägliche Arbeit besteht aus vielen Prozessen. Beispiele sind: Post bearbeiten, Reise-Kosten abrechnen, Termine planen oder Angebote schreiben. Du musst diese Prozesse nicht nur machen können. Du musst sie auch prüfen und besser machen können. Das ist eine sehr wichtige Fähigkeit. So kannst du schlechte Abläufe finden. Du kannst Kosten sparen. Du kannst die Qualität besser machen. Und die Kunden werden zufriedener.

Praxis-Beispiel bei der Lernleicht GmbH

Der Prozess "Eine Bewerbung bearbeiten" bei der Lernleicht GmbH:

• Anfang (Input): Eine Bewerbung kommt an. Sie kommt per E-Mail oder Post.
• Ver-änder-ung: Die Personal-Abteilung prüft die Papiere. Sie trägt den Bewerber in den Computer ein. Sie leitet die Papiere an die richtige Fach-Abteilung weiter. Sie plant Termine für Gespräche.
• Ende (Output): Eine Ent-scheid-ung: Zusage oder Absage.
• Kunde: Der interne Kunde ist die Fach-Abteilung. Sie braucht einen neuen Mit-Arbeiter. Der externe Kunde ist der Bewerber. Er wartet auf eine Antwort.
• Mehr-Wert: Der Nutzen für die Fach-Abteilung ist ein guter neuer Mit-Arbeiter. Der Nutzen für den Bewerber ist eine schnelle Antwort.

Wichtigkeit für die Prüfung

In der IHK-Prüfung ist das Thema Geschäfts-Prozesse sehr wichtig. Du musst Prozesse erkennen können. Du musst sie in Kern-, Unter-stützungs- und Management-Prozesse ein-teilen können. Du musst einfache Abläufe zeichnen können. Du musst auch Ideen für Ver-besser-ungen finden. Dafür kannst du Modelle wie den PDCA-Zyklus nutzen.

Ähnliche Begriffe

• Prozess-Ver-besser-ung
• Qualitäts-Management (Sicherung der guten Qualität)
• Arbeits-Ablauf
• Kern-Prozess
• Unter-stützungs-Prozess