GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Wichtig für digitale Archive (DMS).
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für ein langes Wortungetüm des Bundesfinanzministeriums: "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff". Einfach gesagt: Es sind die Spielregeln des Finanzamts für die digitale Buchhaltung und elektronische Archivierung.
Warum gibt es die GoBD?
Früher wurden Rechnungen auf Papier gedruckt, abgeheftet und im Keller gelagert. Wenn dort jemand mit Tipp-Ex eine Zahl änderte, konnte der Betriebsprüfer das sehen. Heute werden Rechnungen als PDF verschickt und in IT-Systemen gespeichert. Eine PDF-Datei kann man theoretisch spurlos verändern. Um Steuerbetrug zu verhindern, zwingt die GoBD Unternehmen dazu, IT-Systeme (wie ein Dokumentenmanagementsystem, DMS) so einzurichten, dass Manipulationen unmöglich sind oder zumindest lückenlos protokolliert werden.
Die wichtigsten Prinzipien der GoBD
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Buchführung verschaffen können. Die Systeme müssen logisch aufgebaut sein.
- Vollständigkeit: Alle steuerrelevanten Dokumente müssen lückenlos erfasst werden.
- Zeitgerechte Erfassung: Belege müssen zeitnah nach ihrem Eingang im System verbucht und gesichert werden (in der Regel innerhalb von 10 Tagen).
- Unveränderbarkeit (Revisionssicherheit): Das ist der wichtigste Punkt! Ein einmal gespeichertes Dokument darf nicht mehr unprotokolliert verändert werden. Wenn eine Buchung korrigiert wird, muss die ursprüngliche Version erhalten bleiben (Historisierung).
Praxisbeispiel Lernleicht GmbH: Laura Müller erhält eine Rechnung der TechOffice Systems KG per E-Mail. Sie darf diese PDF-Rechnung nicht einfach auf ihrem Windows-Desktop speichern, denn dort könnte sie die Datei jederzeit löschen oder verändern. Sie muss die Rechnung sofort in das DMS der Lernleicht GmbH hochladen. Das DMS sperrt die Datei automatisch gegen nachträgliche Änderungen und versieht sie mit einem unsichtbaren Zeitstempel. So sind die GoBD erfüllt.
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