GoBD
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form. Wichtig für digitale Archive (DMS).
Was bedeutet GoBD?
Die Abkürzung GoBD steht für ein langes Wort vom Finanz-Amt. Es heißt: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff. Einfach gesagt: Es sind die strengen Regeln für die digitale Buch-Haltung am Computer.
Warum gibt es die GoBD?
Früher hat man Rechnungen auf Papier gedruckt. Man hat sie in Ordnern im Keller gelagert. Wenn jemand eine Zahl auf dem Papier ändert, sieht man das. Heute verschickt man Rechnungen als PDF-Datei. Man speichert sie im Computer. Eine PDF-Datei kann man leicht und heimlich verändern. Das Finanz-Amt will Steuer-Betrug verhindern. Deshalb gibt es die GoBD. Unternehmen müssen sichere Computer-Systeme nutzen. Man nennt diese Systeme DMS (Dokumenten-Management-System). In einem DMS kann man Dateien nicht heimlich verändern.
Die wichtigsten Regeln von den GoBD
- Nachvollziehbarkeit: Ein Prüfer vom Finanz-Amt muss alles schnell verstehen können. Das System muss logisch sein.
- Vollständigkeit: Man muss alle wichtigen Dokumente speichern. Man darf keine Lücken lassen.
- Zeitgerechte Erfassung: Man muss Belege schnell im System speichern. Man hat dafür meistens nur 10 Tage Zeit.
- Unveränderbarkeit: Das ist die wichtigste Regel! Man speichert ein Dokument. Danach darf man es nicht mehr heimlich verändern. Wenn man einen Fehler korrigiert, muss die alte Version sichtbar bleiben. Das nennt man Revisions-Sicherheit.
Praxis-Beispiel Lernleicht GmbH: Laura Müller bekommt eine Rechnung per E-Mail. Sie darf die PDF-Datei nicht einfach auf ihrem Desktop speichern. Dort könnte sie die Datei leicht verändern. Sie muss die Rechnung sofort in das DMS von der Firma hochladen. Das DMS sperrt die Datei. Niemand kann die Datei jetzt noch verändern. Das System speichert auch die genaue Uhrzeit. So hält die Firma die GoBD ein.
Passender Kurs
VERIFIZIERTE FAKTEN (für LF1 relevant): - BBiG: Probezeit 1-4 Monate (§20), Kündigung während Probezeit ohne Frist (§22 Abs.1) - Ausbildungsvergütung...
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