Lean Management

Definition und Haupt-Idee

Lean Management bedeutet "schlankes Management". Es ist eine Denk-Weise für die ganze Firma. Sie kommt ursprünglich von der Auto-Firma Toyota. Das wichtigste Ziel ist: Man will für den Kunden den größten Nutzen mit der wenigsten Arbeit schaffen. Die Haupt-Idee ist: Man findet alle Arbeiten, die keinen Nutzen für den Kunden bringen. Diese Arbeiten werden dann entfernt. Diese unnützen Arbeiten nennt man Verschwendung (japanisch: Muda).

Die zwei Säulen von Lean Management

Die Idee hat zwei wichtige Säulen:

1. Ständige Verbesserung (Kaizen/KVP): Man sucht immer nach Perfektion. Das geschieht durch kleine, ständige Verbesserungen. Alle Mitarbeiter machen dabei mit.
2. Respekt vor dem Menschen: Man erkennt an: Die Mitarbeiter sind das Wichtigste. Sie bekommen die Fähigkeit und den Mut, ihre Arbeit selbst zu verbessern.

Die 7 Arten der Verschwendung (Muda)

Ein Manager von Toyota hat sieben Haupt-Arten von Verschwendung gefunden. Man kann sie auch gut für die Arbeit im Büro nutzen:

• Transport: Unnötiges Bewegen von Papieren oder Dateien. Jede Übergabe kann Fehler verursachen und kostet Zeit.
• Bestände (Inventory): Zu viel Büro-Material im Lager. Zu viele unbearbeitete Anträge. Ein voller E-Mail-Eingang. Das alles kostet Geld und Platz.
• Bewegung (Motion): Unnötige Bewegungen von Mitarbeitern. Zum Beispiel der Weg zum Drucker. Oder das Suchen von Dateien am Computer.
• Warten (Waiting): Warten auf eine Erlaubnis. Warten auf eine Information. Warten auf ein langsames Computer-Programm. Beim Warten wird kein Wert geschaffen.
• Über-Produktion (Over-production): Man erstellt mehr Berichte, als man braucht. Man schreibt E-Mails an zu viele Leute.
• Falsche Prozesse (Over-processing): Arbeits-Abläufe sind zu kompliziert. Zum Beispiel zu viele Genehmigungen. Oder zu schwere Formulare für einfache Dinge.
• Fehler (Defects): Falsche Daten eingeben. Falsche Rechnungen schreiben. Tipp-Fehler in Angeboten. Jeder Fehler muss korrigiert werden. Das ist Verschwendung.

Praxis-Beispiel bei der Lernleicht GmbH

Die Marketing-Abteilung der Lernleicht GmbH macht neue Prospekte. Der alte Arbeits-Ablauf hatte viel Verschwendung: Die Texterin wartete auf Bilder (Warten). Die fertigen Prospekte wurden ausgedruckt und durch drei Abteilungen getragen (Transport). Oft wurden zu viele Prospekte gedruckt (Über-Produktion). Die Firma hat den Prozess neu gemacht: Ein digitales System steuert jetzt den Ablauf. Genehmigungen werden digital gemacht. Gedruckt wird nur, wenn man es braucht. Der Prozess ist jetzt viel schneller. Die Firma spart viel Geld beim Drucken.

Wichtigkeit für die Prüfung

Lean Management ist ein wichtiges Prüfungs-Thema. Du solltest die Idee verstehen. Du musst besonders die 7 Arten der Verschwendung (Muda) kennen. Du musst sie mit Beispielen aus dem Büro erklären können. Eine Esels-Brücke hilft dir dabei: TIMWOOD (Transport, Inventory, Motion, Waiting, Over-production, Over-processing, Defects).