Mahnwesen

Was ist das Mahnwesen?

Das Mahnwesen sind alle Aufgaben in einer Firma, um Geld für offene Rechnungen zu bekommen. Man nennt es auch Forderungs-Management. Das Ziel ist, dass Kunden ihre Rechnungen bezahlen. Das ist wichtig, damit die Firma flüssig bleibt. Flüssig bedeutet, dass die Firma ihre eigenen Rechnungen bezahlen kann.

Ein anderes wichtiges Ziel ist: Man möchte den Kunden nicht verärgern. Deshalb geht man Schritt für Schritt vor. Man beginnt mit einer freundlichen Erinnerung. Erst später wird der Ton strenger.

Der Ablauf im Büro: Mahnung ohne Gericht

Im Büro ist man oft für die Mahnungen zuständig. Dieser Ablauf hat keine strengen Gesetze. Aber in der Praxis gibt es einen klaren Plan. Die Rechnung muss dafür fällig sein. Das bedeutet, das Zahlungs-Ziel ist vorbei.

1. Prüfung der offenen Rechnungen: Man schaut in einer Liste im Computer nach. In der Liste stehen alle unbezahlten Rechnungen.
2. 1. Schritt: Zahlungs-Erinnerung: Man schickt einen freundlichen Brief. Man geht davon aus, dass der Kunde die Rechnung vergessen hat. Das ist rechtlich noch keine Mahnung.
3. 2. Schritt: 1. Mahnung: Wenn der Kunde nicht bezahlt, kommt die erste richtige Mahnung. Diese Mahnung sorgt für den Zahlungs-Verzug. Das steht im Gesetz. Ab jetzt kann man Zinsen und Gebühren verlangen. Man setzt eine neue, klare Frist zum Bezahlen.
4. 3. Schritt: 2. und Letzte Mahnung: Der Ton wird strenger. Man weist auf schlimme Folgen hin. Zum Beispiel ein Gerichts-Verfahren. Die letzte Mahnung droht klar mit dem Gericht.

Beispiel bei der Lernleicht GmbH

Ein neuer Kunde hat eine Rechnung über 500 € nicht bezahlt. Die Rechnung ist 10 Tage überfällig. Laura Müller prüft die Zahlung. Es ist kein Geld da. Sie schickt eine freundliche E-Mail als „Zahlungs-Erinnerung“. Eine Woche später ist immer noch kein Geld da. Jetzt macht Laura die „1. Mahnung“ im Computer-System. Das System rechnet die Zinsen aus. Es fügt auch eine Mahn-Gebühr von 5 € hinzu. Laura setzt eine neue Frist von 10 Tagen.

Wichtigkeit für die Prüfung und andere Begriffe

Das Mahnwesen ist ein wichtiges Thema in der Prüfung. Du musst die Schritte einer Mahnung kennen. Du musst auch die Folgen vom Zahlungs-Verzug kennen. Die Berechnung von Zinsen ist auch oft eine Prüfungs-Aufgabe.

Andere wichtige Begriffe sind:

• Zahlungs-Verzug: Der Zustand, wenn ein Kunde nicht pünktlich bezahlt.
• Gerichtliches Mahn-Verfahren: Das Verfahren vor Gericht, wenn ein Kunde gar nicht bezahlt.
• Mahn-Bescheid / Voll-Streckungs-Bescheid: Wichtige Dokumente vom Gericht.
• Inkasso: Man beauftragt eine andere Firma, das Geld einzutreiben.
• Liquidität: Die Fähigkeit einer Firma, ihre Rechnungen zu bezahlen. Ein gutes Mahnwesen sichert die Liquidität.