Personalbedarfsplanung

Definition

Die Personalbedarfsplanung ist ein zentraler und strategischer Teil der Personalwirtschaft. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass einem Unternehmen zur Erreichung seiner Ziele zukünftig die notwendigen Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Dabei werden vier Dimensionen berücksichtigt: die richtige Anzahl (quantitativ), die richtigen Qualifikationen (qualitativ), zur richtigen Zeit (zeitlich) und am richtigen Ort (örtlich).

Bestandteile der Personalbedarfsplanung

Man unterscheidet hauptsächlich zwischen zwei Arten der Planung:

• Quantitative Personalbedarfsplanung: Hier wird die rein zahlenmäßige Notwendigkeit an Personal ermittelt. Es wird berechnet, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen in einer zukünftigen Periode benötigt. Ein zentrales Instrument ist die Berechnung des Netto-Personalbedarfs. Die Formel lautet: Brutto-Personalbedarf (Soll-Bestand) - Ist-Personalbestand + voraussichtliche Abgänge - feststehende Zugänge = Netto-Personalbedarf. Ein positiver Netto-Bedarf führt zu Neueinstellungen (Neubedarf) oder zur Deckung von freiwerdenden Stellen (Ersatzbedarf).
• Qualitative Personalbedarfsplanung: Diese Planungsebene beantwortet die Frage, welche Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen die (zukünftigen) Mitarbeiter besitzen müssen. Das wichtigste Instrument hierfür ist die Erstellung von Anforderungsprofilen. In diesen wird detailliert festgelegt, welche fachlichen, methodischen, sozialen und persönlichen Kompetenzen für eine Stelle erforderlich sind.

Praxisbeispiel im Büromanagement

Die Lernleicht GmbH plant die Einführung einer neuen Software für das Rechnungswesen. Herr Braun, der Personalleiter, muss nun den Personalbedarf planen.

1. Quantitativ: Er stellt fest, dass durch die Effizienzsteigerung keine neuen Mitarbeiter benötigt werden. Der Brutto-Bedarf bleibt also gleich. Da aber Frau Richter in einem Jahr in Elternzeit geht (voraussichtlicher Abgang), entsteht ein Netto-Personalbedarf von einer Person (Ersatzbedarf).
2. Qualitativ: Herr Braun erstellt in Zusammenarbeit mit der Abteilungsleitung ein Anforderungsprofil für die Vertretung. In diesem wird als Muss-Anforderung festgehalten, dass der neue Mitarbeiter bereits Erfahrung mit der neuen Software (z.B. SAP S/4HANA) haben muss. Dies ändert die Anforderungen an die Stelle grundlegend.

Prüfungsrelevanz

In der IHK-Abschlussprüfung ist die Personalbedarfsplanung ein häufiges Thema. Prüflinge müssen in der Lage sein, den Netto-Personalbedarf anhand eines Fallbeispiels zu berechnen. Ebenso wird oft verlangt, die Unterschiede zwischen quantitativer und qualitativer Planung zu erklären oder ein Anforderungsprofil zu skizzieren. Das Verständnis dieses Prozesses ist die Grundlage für alle nachfolgenden personalwirtschaftlichen Aufgaben wie Personalbeschaffung und -entwicklung.

Verwandte Begriffe

• Anforderungsprofil
• Personalbeschaffung
• Stellenbeschreibung
• Fluktuation