Projektstrukturplan (PSP)
Ein hierarchischer Plan, der die Gesamtaufgabe eines Projekts in kleinere, überschaubare Teilprojekte und Arbeitspakete zerlegt.
Definition und Zweck
Der Projektstrukturplan (PSP), englisch Work Breakdown Structure (WBS), ist gemäß der deutschen Norm DIN 69901-5 die „vollständige, hierarchische Darstellung aller Elemente (Teilprojekte, Arbeitspakete) der Projektstruktur“. Er ist eines der fundamentalsten und wichtigsten Planungsinstrumente im Projektmanagement.
Der Hauptzweck des PSP ist es, die Komplexität eines Projekts zu reduzieren, indem die Gesamtaufgabe in logische, kleinere und damit besser handhabbare Einheiten zerlegt wird. Er beantwortet die zentrale Frage: „Was genau muss im Rahmen des Projekts alles getan werden?“ Er schafft eine gemeinsame Verständigungsbasis für alle Projektbeteiligten über den gesamten Projektumfang (Scope).
Aufbau und Gliederung
Der PSP ist hierarchisch aufgebaut und wird von oben nach unten immer detaillierter. Die oberste Ebene (Ebene 0) ist das Projekt selbst. Darunter folgen die Teilprojekte (Ebene 1), die wiederum in weitere Teilprojekte oder direkt in Arbeitspakete (Ebene 2, 3 etc.) unterteilt werden.
Die Gliederung kann nach verschiedenen Prinzipien erfolgen:
- Objektorientiert: Gliederung nach den einzelnen Komponenten des zu erstellenden Produkts (z.B. bei einem Auto: Karosserie, Motor, Fahrwerk).
- Funktionsorientiert: Gliederung nach den auszuführenden Tätigkeiten oder den beteiligten Abteilungen (z.B. Entwicklung, Einkauf, Marketing, Vertrieb).
- Phasenorientiert: Gliederung nach dem zeitlichen Ablauf des Projekts (z.B. Initiierung, Planung, Durchführung, Abschluss).
In der Praxis werden oft Mischformen dieser Gliederungsprinzipien verwendet.
Das Arbeitspaket
Die unterste Ebene des PSP bilden die Arbeitspakete. Ein Arbeitspaket ist die kleinste, nicht weiter zerlegte Einheit im Plan. Es sollte so definiert sein, dass es folgende Kriterien erfüllt:
- Es ist in sich geschlossen und klar von anderen Paketen abgegrenzt.
- Es kann einer Person oder einer Organisationseinheit eindeutig zur Bearbeitung zugewiesen werden.
- Dauer, Aufwand und Kosten können dafür realistisch geschätzt werden.
- Das Ergebnis ist überprüfbar und messbar.
Bedeutung im Büromanagement
Für Kaufleute für Büromanagement ist der PSP ein zentrales Werkzeug bei der Planung von internen Projekten wie der Organisation einer Firmenveranstaltung, der Einführung einer neuen Bürosoftware oder der Umgestaltung eines Bürobereichs. Laura Müller würde für das Projekt „Tag der offenen Tür“ einen PSP erstellen, um sicherzustellen, dass keine Aufgabe – vom Catering über die Einladungen bis zur Technik – vergessen wird. Er dient als Grundlage für die Zuweisung von Aufgaben an Kollegen wie Emre Yilmaz und für die spätere Kontrolle des Fortschritts.
Prüfungsrelevanz
In der IHK-Abschlussprüfung ist das Verständnis des PSP essenziell. Häufige Prüfungsfragen zielen auf den Unterschied zwischen PSP und Ablaufplan (Gantt-Diagramm) ab. Es ist entscheidend zu wissen, dass der PSP das „Was“ (Struktur) und nicht das „Wann“ (Ablauf) definiert. Kandidaten sollten in der Lage sein, einen einfachen PSP zu skizzieren oder die Elemente eines gegebenen PSP zu erläutern.
Verwandte Begriffe
- Arbeitspaket: Die kleinste Einheit im PSP.
- Gantt-Diagramm: Visualisiert den zeitlichen Ablauf der im PSP definierten Arbeitspakete.
- Projekt-Scope: Der gesamte Umfang der zu erbringenden Leistungen, der durch den PSP vollständig abgebildet wird.
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