Reisekostenabrechnung

Definition

Die Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, mit dem ein Arbeitnehmer die während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Dienstreise) entstandenen Kosten gegenüber seinem Arbeitgeber geltend macht. Sie ist die Grundlage für die Erstattung der verauslagten Beträge und dient gleichzeitig als wichtiger Nachweis für die Buchhaltung und das Finanzamt.

Bestandteile einer Reisekostenabrechnung

Eine vollständige Reisekostenabrechnung ist systematisch aufgebaut und umfasst typischerweise vier Hauptkategorien von Kosten:

• Fahrtkosten: Kosten für die An- und Abreise sowie für Fahrten am Reiseort. Der Nachweis erfolgt durch Tickets (Bahn, Flug) oder durch Anrechnung einer Kilometerpauschale bei Nutzung des privaten PKW.
• Übernachtungskosten: Kosten für die Unterkunft, z.B. im Hotel. Der Nachweis erfolgt durch die Hotelrechnung. Private Ausgaben (z.B. Minibar) sind nicht erstattungsfähig.
• Verpflegungsmehraufwand (VMA): Eine gesetzlich festgelegte Pauschale, die den Mehraufwand für Verpflegung abdeckt. Hierfür sind keine Einzelbelege (z.B. Restaurantquittungen) erforderlich. Die Höhe richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit.
• Reisenebenkosten: Alle sonstigen beruflich veranlassten Kosten, die nicht unter die anderen Kategorien fallen. Beispiele sind Parkgebühren, Maut, berufliche Telefonate oder Eintrittskarten für Fachmessen. Für jede dieser Kosten ist ein separater Beleg notwendig.

Praxisbeispiel im Büromanagement

Auszubildende Laura Müller von der Lernleicht GmbH erstellt nach ihrer Reise zur Fachmesse in Nürnberg ihre erste Reisekostenabrechnung. Sie verwendet ein firmeninternes Formular. Sorgfältig trägt sie die Reisedaten (Datum, Uhrzeit von Beginn und Ende), den Reisegrund und die Zielorte ein. Anschließend berechnet sie ihre Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale, listet die Übernachtungskosten laut Hotelrechnung auf, ermittelt den ihr zustehenden Verpflegungsmehraufwand unter Berücksichtigung der Kürzung für das Hotelfrühstück und addiert die Reisenebenkosten (Parktickets). Alle Originalbelege heftet sie in der richtigen Reihenfolge an das unterschriebene Formular. Diese Abrechnung wird dann von ihrem Ausbilder geprüft und an die Buchhaltung zur Auszahlung weitergeleitet.

Prüfungsrelevanz

Die korrekte Erstellung einer Reisekostenabrechnung ist ein klassisches und sehr wichtiges Thema in der IHK-Abschlussprüfung für Kaufleute für Büromanagement. Prüflinge müssen die verschiedenen Kostenarten kennen, zwischen beleggestützter und pauschaler Erstattung unterscheiden können und insbesondere die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands (inkl. der Kürzungsregeln) beherrschen. Oft werden in Prüfungsaufgaben kleine Fallstudien präsentiert, für die eine vollständige Abrechnung erstellt oder überprüft werden muss.

Verwandte Begriffe

• Dienstreise / Auswärtstätigkeit
• Verpflegungsmehraufwand (VMA)
• Kilometerpauschale / Wegstreckenentschädigung
• Belegpflicht
• Bundesreisekostengesetz (BRKG)