Reisekostenabrechnung
Die formelle, schriftliche Aufstellung aller Kosten, die einem Arbeitnehmer während einer Dienstreise entstanden sind, mit dem Ziel der Erstattung durch den Arbeitgeber.
Definition
Die Reise-kosten-abrechnung ist ein Dokument. Mit dem Dokument kann ein Mit-arbeiter die Kosten für eine Dienst-reise abrechnen. Die Firma bezahlt ihm dann das Geld zurück. Die Abrechnung ist auch ein wichtiger Beleg für die Buch-haltung und das Finanz-amt.
Teile einer Reise-kosten-abrechnung
Eine Reise-kosten-abrechnung hat meistens vier Teile:
- Fahrt-kosten: Das sind die Kosten für die Fahrt. Zum Beispiel für den Zug oder das Flug-zeug. Man braucht dafür das Ticket. Wenn man mit dem privaten Auto fährt, gibt es eine Kilometer-pauschale.
- Übernachtungs-kosten: Das sind die Kosten für das Hotel. Man braucht dafür die Hotel-rechnung. Private Dinge wie Getränke aus der Mini-bar bezahlt die Firma nicht.
- Verpflegungs-mehr-aufwand (VMA): Das ist eine Pauschale für Essen und Trinken. Man braucht dafür keine Belege von Restaurants. Die Höhe der Pauschale hängt davon ab, wie lange man weg war.
- Reise-neben-kosten: Das sind alle anderen Kosten. Zum Beispiel Park-gebühren oder Maut. Für jede dieser Kosten braucht man einen Beleg.
Praxis-beispiel im Büro-Management
Die Auszubildende Laura Müller macht ihre erste Reise-kosten-abrechnung. Sie war auf einer Messe in Nürnberg. Sie nimmt ein Formular von der Firma. Sie schreibt das Datum und die Uhr-zeit der Reise auf. Sie berechnet die Fahrt-kosten mit der Kilometer-pauschale. Sie schreibt die Hotel-kosten von der Rechnung ab. Sie berechnet den Verpflegungs-mehr-aufwand. Sie denkt an die Kürzung für das Frühstück. Sie zählt die Park-tickets als Neben-kosten dazu. Sie heftet alle Belege an das Formular. Dann gibt sie es ihrem Ausbilder. Der Ausbilder prüft es und gibt es an die Buch-haltung.
Wichtigkeit für die Prüfung
Die Reise-kosten-abrechnung ist ein sehr wichtiges Thema in der IHK-Prüfung. Du musst die verschiedenen Kosten-arten kennen. Du musst wissen, wann man einen Beleg braucht und wann es eine Pauschale gibt. Besonders wichtig ist die Berechnung vom Verpflegungs-mehr-aufwand. Du musst auch die Regeln für die Kürzung kennen. In der Prüfung gibt es oft Aufgaben dazu.
Ähnliche Begriffe
- Dienst-reise
- Verpflegungs-mehr-aufwand (VMA)
- Kilometer-pauschale
- Beleg-pflicht
- Bundes-reise-kosten-gesetz (BRKG)
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