Reisekostenabrechnung
Die formelle, schriftliche Aufstellung aller Kosten, die einem Arbeitnehmer während einer Dienstreise entstanden sind, mit dem Ziel der Erstattung durch den Arbeitgeber.
1. Definition & Zweck
Die Reisekostenabrechnung ist die formale Geltendmachung von Aufwendungen, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstanden sind. Sie dient als Grundlage für die Erstattung durch den Arbeitgeber und als steuerlicher Nachweis.
2. Rechtliche Grundlagen
- Einkommensteuergesetz (EStG): Insbesondere § 9 (Werbungskosten) und die dazugehörigen Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) definieren die steuerfreie Erstattungsfähigkeit.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): Gilt für den öffentlichen Dienst, dient aber oft als Orientierung.
- GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, relevant für die Archivierung.
3. Systematik der Kostenarten
| Kostenart | Erstattungsgrundlage | Beispiel |
|---|---|---|
| Fahrtkosten | Einzelnachweis oder Pauschale | Bahn-Ticket (Beleg), Km-Pauschale (kein Beleg für Sprit) |
| Übernachtungskosten | Einzelnachweis | Hotelrechnung (steuerlicher Ausweis wichtig) |
| Verpflegungsmehraufwand | Gesetzliche Pauschale | Pauschale nach § 9 Abs. 4a EStG |
| Reisenebenkosten | Einzelnachweis | Parkbeleg, Mautquittung |
4. Prüfungsrelevante Aspekte
- Belegprinzip vs. Pauschalprinzip: Exakte Trennung ist essenziell. VMA und Km-Pauschale sind die wichtigsten Pauschalen.
- Vorsteuerabzug: Bei korrekter Rechnungsstellung (auf den Firmennamen) kann bei Übernachtungs- und bestimmten Nebenkosten die Vorsteuer gezogen werden.
- Aufbewahrungsfristen: Steuerlich relevante Dokumente sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 147 AO).
- Interne Richtlinien: Unternehmen können von den steuerlichen Höchstsätzen abweichende (niedrigere) Erstattungssätze festlegen. Die steuerfreien Höchstgrenzen dürfen bei der Erstattung jedoch nicht überschritten werden.
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