Soll-Ist-Vergleich

Definition des Soll-Ist-Vergleichs

Der Soll-Ist-Vergleich ist ein zentrales Instrument des Controllings und der Unternehmenssteuerung. Es handelt sich um einen systematischen Vergleich von geplanten Zielwerten (Soll-Werten) mit den tatsächlich erreichten Ergebnissen (Ist-Werten) innerhalb einer bestimmten Periode (z.B. Monat, Quartal, Jahr). Das primäre Ziel dieses Vergleichs ist es, Abweichungen – also die Differenzen zwischen Plan und Wirklichkeit – zu identifizieren, zu quantifizieren und sichtbar zu machen. Er bildet die Grundlage für die nachfolgende Abweichungsanalyse.

Bedeutung im Büromanagement

Im Büromanagement ist der Soll-Ist-Vergleich allgegenwärtig. Kaufleute für Büromanagement erstellen oder arbeiten mit Berichten, die solche Vergleiche enthalten. Dies betrifft verschiedenste Bereiche:

• Budgetkontrolle: Vergleich des geplanten Budgets für Büromaterial mit den tatsächlichen Ausgaben.
• Projektmanagement: Vergleich der geplanten Projektmeilensteine und des Zeitplans mit dem tatsächlichen Fortschritt.
• Vertriebscontrolling: Vergleich der geplanten Umsatzzahlen pro Verkäufer oder Produktgruppe mit den realisierten Umsätzen.
• Personalwesen: Vergleich der geplanten Personalkosten oder der geplanten Anzahl an Krankheitstagen mit den tatsächlichen Werten.

Durch diese Vergleiche wird schnell ersichtlich, in welchen Bereichen das Unternehmen „auf Kurs“ ist und wo es Handlungsbedarf gibt. Er ist somit ein Frühwarnsystem, das es dem Management ermöglicht, rechtzeitig korrigierend einzugreifen.

Praxisbeispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura Müller erhält von Frau Richter, der Buchhalterin, den Monatsbericht für die Kostenstelle „Marketing“. Für den letzten Monat war ein Budget (Soll-Wert) von 10.000 € geplant. Die tatsächlichen Kosten (Ist-Wert) beliefen sich auf 12.000 €. Laura führt den Soll-Ist-Vergleich durch:

• Soll-Kosten: 10.000 €
• Ist-Kosten: 12.000 €
• Absolute Abweichung: 12.000 € - 10.000 € = +2.000 € (Budgetüberschreitung)
• Relative Abweichung: (2.000 € / 10.000 €) * 100 = +20 %

Das Ergebnis zeigt eine negative Abweichung (aus Kostensicht) von 2.000 € bzw. 20 %. Diese Zahl allein sagt aber noch nichts über die Ursachen aus. Sie ist lediglich der Auslöser für den nächsten Schritt: die Abweichungsanalyse. Frau Richter und Laura müssen nun gemeinsam mit der Marketingabteilung klären, warum das Budget überschritten wurde. Vielleicht wurde eine zusätzliche, ungeplante Werbemaßnahme geschaltet, die aber gleichzeitig zu einem höheren Umsatz geführt hat. In diesem Fall wäre die Abweichung möglicherweise positiv zu bewerten.

Der Prozess: Vom Vergleich zur Maßnahme

Der Soll-Ist-Vergleich ist kein Selbstzweck, sondern der Startpunkt eines Prozesses, der als Controlling-Regelkreis bekannt ist:

1. Soll-Ist-Vergleich: Feststellung der Abweichung.
2. Abweichungsanalyse: Untersuchung der Ursachen für die Abweichung (z.B. interne oder externe Gründe, einmalige oder strukturelle Probleme).
3. Maßnahmenentwicklung: Ableitung von geeigneten Gegensteuerungsmaßnahmen (z.B. Kostensenkung, Prozessänderung, Preisanpassung).
4. Umsetzung und Kontrolle: Durchführung der Maßnahmen und erneute Überprüfung der Wirkung durch einen weiteren Soll-Ist-Vergleich in der Folgeperiode.

Prüfungsrelevanz

In der IHK-Prüfung ist der Soll-Ist-Vergleich ein sehr relevantes Thema. Du solltest in der Lage sein, aus gegebenen Zahlen absolute und relative Abweichungen zu berechnen. Noch wichtiger ist jedoch das Verständnis des Gesamtprozesses. Häufig wird in Fallstudien verlangt, dass du nicht nur eine Abweichung berechnest, sondern auch plausible Ursachen dafür nennst und sinnvolle Gegenmaßnahmen vorschlägst. Das zeigt, dass du das Instrument nicht nur technisch beherrschst, sondern seine betriebswirtschaftliche Funktion verstanden hast.