Soll-Ist-Vergleich

Was ist ein Soll-Ist-Vergleich?

Der Soll-Ist-Vergleich ist ein wichtiges Werk-Zeug im Controlling. Controlling ist die Steuerung einer Firma. Bei dem Vergleich nimmt man geplante Werte. Das sind die Soll-Werte. Man vergleicht sie mit den echten Ergebnissen. Das sind die Ist-Werte. Das macht man für eine bestimmte Zeit. Zum Beispiel für einen Monat oder ein Jahr. Das Ziel ist: Man will Unterschiede finden. Die Unterschiede nennt man Abweichungen. Der Vergleich ist die Grund-Lage für die Analyse der Abweichungen.

Bedeutung im Büro-Management

Im Büro-Management macht man oft Soll-Ist-Vergleiche. Kauf-Leute für Büro-Management arbeiten mit Berichten. In diesen Berichten stehen solche Vergleiche. Das kann in vielen Bereichen sein:

• Budget-Kontrolle: Man vergleicht das geplante Geld für Büro-Material mit den echten Ausgaben.
• Projekt-Management: Man vergleicht den Zeit-Plan von einem Projekt mit dem echten Fortschritt.
• Verkaufs-Controlling: Man vergleicht die geplanten Verkaufs-Zahlen mit den echten Verkäufen.
• Personal-Wesen: Man vergleicht die geplanten Personal-Kosten mit den echten Kosten.

Die Vergleiche zeigen schnell, wo alles gut läuft. Und sie zeigen, wo man etwas tun muss. Der Vergleich ist also wie ein Warn-System. Das Management kann dann schnell reagieren.

Praxis-Beispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura Müller bekommt von Frau Richter einen Bericht. Es geht um die Kosten für Marketing. Geplant war ein Budget von 10.000 €. Das ist der Soll-Wert. Die echten Kosten waren 12.000 €. Das ist der Ist-Wert. Laura macht den Soll-Ist-Vergleich:

• Soll-Kosten: 10.000 €
• Ist-Kosten: 12.000 €
• Unterschied in Euro: 12.000 € - 10.000 € = +2.000 € (Budget wurde überschritten)
• Unterschied in Prozent: (2.000 € / 10.000 €) * 100 = +20 %

Das Ergebnis ist ein Unterschied von 2.000 €. Das ist schlecht für die Kosten. Aber die Zahl allein sagt nichts über die Gründe. Sie ist nur der Start-Punkt. Jetzt kommt die Analyse der Abweichung. Laura und Frau Richter müssen jetzt mit dem Marketing sprechen. Sie müssen fragen, warum das Budget überschritten wurde. Vielleicht gab es eine extra Werbe-Aktion. Vielleicht hat diese Aktion aber auch den Umsatz erhöht. Dann wäre der Unterschied vielleicht sogar gut.

Der Prozess: Vom Vergleich zur Aktion

Der Soll-Ist-Vergleich ist der Anfang von einem Prozess. Man nennt diesen Prozess Controlling-Regel-Kreis:

1. Soll-Ist-Vergleich: Den Unterschied finden.
2. Analyse der Abweichung: Die Gründe für den Unterschied suchen.
3. Maßnahmen entwickeln: Überlegen, was man tun kann. Zum Beispiel Kosten sparen oder Preise ändern.
4. Umsetzen und Kontrol-lieren: Die Maßnahmen durchführen. Später wieder mit einem Soll-Ist-Vergleich prüfen, ob es geholfen hat.

Wichtigkeit für die Prüfung

Der Soll-Ist-Vergleich ist in der IHK-Prüfung sehr wichtig. Du musst aus Zahlen die Unterschiede in Euro und Prozent ausrechnen können. Wichtiger ist aber: Du musst den ganzen Prozess verstehen. In Aufgaben musst du oft nicht nur rechnen. Du musst auch Gründe für einen Unterschied finden. Und du musst gute Maßnahmen vorschlagen. Das zeigt, dass du das Werk-Zeug und seinen Zweck verstanden hast.