Stakeholder
Alle Personen, Gruppen oder Organisationen, die von einem Projekt betroffen sind, ein Interesse daran haben oder es beeinflussen können.
Definition und Bedeutung
Der Begriff Stakeholder (deutsch: Anspruchs- oder Interessengruppen) bezeichnet alle Personen, Gruppen oder Institutionen, die von den Aktivitäten und Ergebnissen eines Projekts direkt oder indirekt betroffen sind, ein berechtigtes Interesse daran haben oder das Projekt aktiv beeinflussen können. Das Management der Stakeholder ist eine entscheidende Aufgabe im Projektmanagement, da ihre Einstellung und ihr Handeln maßgeblich über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts entscheiden können.
Man unterscheidet grundsätzlich zwei Arten von Stakeholdern:
- Interne Stakeholder: Sie gehören zum Unternehmen, in dem das Projekt durchgeführt wird. Dazu zählen beispielsweise die Geschäftsführung, der Projektleiter, das Projektteam, Mitarbeiter aus anderen Abteilungen und der Betriebsrat.
- Externe Stakeholder: Sie stehen außerhalb des Unternehmens. Typische Beispiele sind Kunden, Lieferanten, Partner, Kapitalgeber (z.B. Banken), staatliche Behörden, die Öffentlichkeit oder auch Anwohner.
Die Stakeholder-Analyse
Ein professionelles Projektmanagement beginnt frühzeitig mit der Identifikation und Analyse der Stakeholder. Dabei werden folgende Fragen geklärt:
- Identifikation: Wer sind unsere Stakeholder?
- Analyse: Welches Interesse haben sie am Projekt (positiv/negativ)? Welchen Einfluss können sie ausüben (hoch/niedrig)? Was sind ihre Erwartungen?
- Maßnahmenplanung: Wie gehen wir mit den jeweiligen Stakeholdern um? Wer muss eng eingebunden und proaktiv gemanagt werden? Wen müssen wir lediglich regelmäßig informieren?
Die Ergebnisse werden oft in einer Einfluss-Interesse-Matrix visualisiert, um die Kommunikations- und Managementstrategie festzulegen.
Bedeutung im Büromanagement
Als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement bist du oft eine wichtige Schnittstelle in Projekten. Du kommunizierst mit internen Kollegen, externen Dienstleistern und manchmal auch mit Kunden. Daher ist es für dich wichtig zu verstehen, wer die relevanten Stakeholder sind. Wenn du beispielsweise ein Firmenevent organisierst, musst du die Erwartungen der Geschäftsführung (interner Stakeholder) genauso berücksichtigen wie die Verträge mit dem Caterer (externer Stakeholder) oder die Lärmschutzbestimmungen für die Anwohner (externer Stakeholder).
Praxisbeispiel bei der Lernleicht GmbH
Für das Projekt "Tag der offenen Tür" identifizieren Laura Müller und Herr Schmidt die Stakeholder. Frau Weber (Geschäftsführerin) ist ein interner Stakeholder mit hohem Einfluss und hohem Interesse; sie muss ständig auf dem Laufenden gehalten werden. Der Betriebsrat (Herr Neumann) ist ebenfalls intern und hat hohen Einfluss, besonders bei Themen wie Wochenendarbeit. Die MusterBau AG als wichtiger Kunde ist ein externer Stakeholder, den man durch eine persönliche Einladung positiv einbinden möchte. Die Anwohner der Schillerstraße sind externe Stakeholder mit potenziell negativem Einfluss (Beschwerden), daher plant das Team, sie frühzeitig mit einem freundlichen Brief zu informieren.
Prüfungsrelevanz
Die Unterscheidung zwischen internen und externen Stakeholdern sowie die Fähigkeit, für ein gegebenes Szenario relevante Stakeholder zu identifizieren, ist ein häufiger Prüfungsgegenstand. Es wird erwartet, dass du verstehst, warum das Management dieser Gruppen für den Projekterfolg kritisch ist.
Verwandte Begriffe
- Stakeholder-Analyse
- Einfluss-Interesse-Matrix
- Kommunikationsplan
- Projektumfeldanalyse
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