Verpflegungsmehraufwand (VMA)

Definition

Der Verpflegungsmehraufwand (VMA), oft auch als "Spesen" oder "Tagegeld" bezeichnet, ist ein pauschaler Betrag, den ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann, um die zusätzlichen Kosten für Mahlzeiten während einer Dienstreise auszugleichen. Der Gesetzgeber geht davon aus, dass die Verpflegung unterwegs teurer ist als zu Hause. Es handelt sich explizit um eine Pauschale, nicht um die Erstattung der tatsächlichen Kosten. Daher müssen für den Erhalt des VMA keine Restaurant- oder Supermarktbelege eingereicht werden.

Gesetzliche Regelung und Höhe der Pauschalen

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands für Inlandsreisen ist in Deutschland im Einkommensteuergesetz (§ 9 Abs. 4a EStG) festgelegt. Die Sätze werden gelegentlich angepasst. Für das fiktive Jahr 2026 gelten folgende Pauschalen:

• Kleine Pauschale: 14,00 €. Diese wird gewährt für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen sowie für eintägige Reisen mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte.
• Große Pauschale: 28,00 €. Diese wird für jeden vollen Kalendertag (24 Stunden) gewährt, den der Arbeitnehmer auf einer mehrtägigen Dienstreise verbringt.

Kürzung der Pauschalen

Ein sehr wichtiger Aspekt ist die Kürzung der Tagespauschale, wenn dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird. Dies ist häufig beim Hotelfrühstück oder einem Mittagessen bei einer Konferenz der Fall.

• Kürzung für ein Frühstück: um 20 % der großen Pauschale (20 % von 28,00 € = 5,60 €).
• Kürzung für ein Mittag- oder Abendessen: um je 40 % der großen Pauschale (40 % von 28,00 € = 11,20 €).

Die Kürzung erfolgt immer vom Tagessatz, der für den jeweiligen Tag gilt. Erhält ein Mitarbeiter an einem Anreisetag (Anspruch: 14,00 €) ein Abendessen, werden 11,20 € abgezogen, sodass er nur noch 2,80 € erhält.

Praxisbeispiel im Büromanagement

Emre Yilmaz, Auszubildender im 2. Lehrjahr bei der Lernleicht GmbH, erklärt seiner Kollegin Laura die Berechnung ihres VMA für die Nürnberg-Reise. "Du warst drei Tage weg", sagt er. "Für Tag 1, die Anreise, bekommst du 14 Euro. Für Tag 2, den vollen Tag, bekommst du eigentlich 28 Euro. Aber weil auf der Hotelrechnung das Frühstück draufsteht, müssen wir 5,60 Euro abziehen. Bleiben also 22,40 Euro. Für Tag 3, die Abreise, gibt es wieder 14 Euro. Insgesamt sind das 50,40 Euro, die du als Pauschale bekommst, egal ob du nur ein Brötchen oder ein Drei-Gänge-Menü gegessen hast."

Prüfungsrelevanz

Die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands ist ein absoluter Klassiker in der IHK-Prüfung. Kandidaten müssen die Pauschalen für verschiedene Abwesenheitsdauern kennen und vor allem die Kürzungsregeln korrekt anwenden können. Typische Prüfungsfallen sind: falsche Anwendung der Pauschalen (z.B. 28 € für einen 10-Stunden-Tag), falsche Berechnung der Kürzung (z.B. Kürzung von der kleinen Pauschale statt von der großen) oder der Versuch, tatsächliche Essensbelege abzurechnen.

Verwandte Begriffe

• Reisekostenabrechnung
• Auswärtstätigkeit
• Pauschbetrag
• Einkommensteuergesetz (EStG)
• Tagegeld