Vorsteuer (VSt)

Definition der Vorsteuer

Die Vorsteuer (VSt) ist die Umsatzsteuer, die einem Unternehmer von einem anderen Unternehmer für Lieferungen oder sonstige Leistungen in Rechnung gestellt wird. Aus Sicht des einkaufenden Unternehmens ist dies die „vorgelagerte“ Steuer. Das deutsche Umsatzsteuersystem erlaubt es Unternehmern, diese gezahlte Vorsteuer von der Umsatzsteuer, die sie selbst einnehmen, abzuziehen. Dieser Mechanismus wird als Vorsteuerabzug bezeichnet und ist in § 15 UStG geregelt. Er ist das zentrale Element, das sicherstellt, dass die Umsatzsteuer für Unternehmen ein durchlaufender Posten ist und nur der Endverbraucher wirtschaftlich belastet wird.

Die Vorsteuer im Kontext Büromanagement

Im Arbeitsalltag des Büromanagements ist der Umgang mit der Vorsteuer ein ständiger Begleiter:

• Eingangsrechnungsprüfung: Die wichtigste Aufgabe ist die sorgfältige Prüfung jeder Eingangsrechnung. Nur wenn die Rechnung alle formalen Anforderungen des § 14 UStG erfüllt, darf die ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Fehler hier können zu teuren Nachzahlungen bei einer Betriebsprüfung führen.
• Buchhaltung: Die Vorsteuer wird auf einem eigenen Aktivkonto (z.B. „Abziehbare Vorsteuer“) gebucht. Sie stellt eine Forderung an das Finanzamt dar. Jede Buchung einer Eingangsrechnung (z.B. für Büromaterial oder eine externe Dienstleistung) beinhaltet in der Regel einen Vorsteueranteil.
• Liquiditätsplanung: Der Vorsteuerabzug hat direkten Einfluss auf die Liquidität. Durch die Verrechnung mit der Umsatzsteuer reduziert sich die an das Finanzamt zu zahlende Summe (die Zahllast).

Praxisbeispiel bei der Lernleicht GmbH

Laura Müller prüft eine Eingangsrechnung von der Papierwerk Süddeutsch GmbH über eine Lieferung von Druckerpapier. Die Rechnung lautet über 400 € netto zuzüglich 76 € USt (19 %), also 476 € brutto. Laura kontrolliert, ob alle Pflichtangaben wie die Steuernummer des Lieferanten und eine fortlaufende Rechnungsnummer vorhanden sind. Da alles korrekt ist, gibt sie die Rechnung zur Buchung frei. Die Buchhalterin Frau Richter bucht den Nettobetrag von 400 € als Aufwand (Wareneinkauf) und die 76 € auf das Konto „Abziehbare Vorsteuer“. Diese 76 € sind nun eine Forderung der Lernleicht GmbH an das Finanzamt und werden am Monatsende mit den eingenommenen Umsatzsteuern verrechnet.

Prüfungsrelevanz

Die Unterscheidung zwischen Vorsteuer und Umsatzsteuer ist prüfungsentscheidend. Kandidaten müssen wissen, dass die Vorsteuer eine Forderung (Aktivkonto) ist und im Soll gebucht wird. Die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug (§ 15 UStG) und die dafür notwendigen Rechnungsmerkmale (§ 14 UStG) sind ein sehr häufiges Prüfungsthema. Auch das Verständnis, wann kein Vorsteuerabzug möglich ist (z.B. bei Kleinunternehmern oder für private Ausgaben), wird oft abgefragt.

Verwandte Begriffe

• Vorsteuerabzug
• Umsatzsteuer (USt)
• Zahllast / Vorsteuerüberhang
• Eingangsrechnung
• Pflichtangaben einer Rechnung